Falsos CRMs ou como um CRM não pode ser substituído

Muitas pessoas não vêem as vantagens de ter um CRM porque já o fazem com outras ferramentas ou é muito para simplesmente acompanhar as vendas. No entanto, a maioria dessas respostas se deve ao fato de muitos de nós termos medo de sair da nossa zona de conforto e mudar a rotina não é algo que muitas pessoas desejam.

Portanto, muitas empresas ainda usam o Excel como ferramenta para acompanhar tudo o que fazem, vendas, números, contatos, inventários e o que quer que seja, mas não só isso, também o fazem com diários, cadernos e qualquer ação que cada um esteja acostumado na operação comercial da sua empresa ou com cada vendedor.

Isto tem uma explicação simples, quando você inicia um negócio, o Excel é como aquele amigo que nunca sai de seu lado e no qual você sempre confia. Como faço um cálculo rápido? Uso o Excel. Qual é o endereço do escritório do Pedro que contatei há 3 dias? Procure no Excel! Onde está a lista de correio? No Excel, é claro.

O Excel é provavelmente uma das ferramentas mais utilizadas em todo o mundo empresarial, e por um motivo óbvio: é fácil de instalar, simples de usar e nos atende em muitas de nossas funções diárias.

Mas o que acontece quando sua equipe tem que se comunicar, adicionar mais informações e estabelecer parâmetros a serem medidos para conhecer informações sobre vendas, fechamentos, leads, acompanhamento e os demais processos da rotina comercial? Neste caso, o Excel ou as agendas não são suficientes.

É por isso que os profissionais envolvidos nos processos, especialmente os comerciais, prestam atenção às mudanças irreversíveis e acompanham a evolução, que muitas vezes influenciam a sobrevivência da empresa e, certamente, o seu crescimento. É por isso que aqui estão algumas vantagens de implementar um verdadeiro CRM em seu negócio.

Ele permite que você integre sua equipe.

Esta é a maior vantagem da ferramenta CRM sobre o Excel. Os gerentes de vendas podem atribuir leads a seus vendedores, mesmo quando os representantes fazem chamadas diretamente do CRM. Alguns CRMs de vendas têm até mesmo uma caixa de entrada comum para todos os membros da equipe, de modo que os representantes disponíveis podem intervir e assumir conversas críticas na ausência de seus colegas.

Enquanto você pode pensar que nas versões em nuvem do Excel ou Google Sheets você pode compartilhar informações em um arquivo, você não pode automatizá-lo como mencionamos.

Aplicar a automação

Por falar em automação, isto não se aplica ao Excel. Mesmo que você possa configurar funções ou operações específicas, não o faz como um CRM.

Tomemos o exemplo de um cliente que vem através de seu website. Normalmente, um cliente preenche o formulário, você então recebe um alerta por e-mail com os detalhes do potencial cliente e eles são direcionados para seu arquivo Excel. Manualmente você tem que inserir os detalhes do cliente e assim por diante com cada pista que entra.

Com o CRM, você pode automatizar esta atividade. Toda vez que um cliente preenche seu formulário, ele pode aparecer como um novo prospecto em sua plataforma. Imagine a quantidade de tempo economizado com esta simples automação. E esta é apenas uma das muitas automatizações que os CRMs oferecem.

Tornar simples e fácil a instalação

 Quando você usa Excel, você também precisa de um software de envios de e-mail, um programa de chamadas, um calendário e um monte de outras ferramentas para gerenciar suas vendas. Imagine uma única ferramenta com todas estas funções. É aí que um CRM sai na frente. Há três grandes vantagens em utilizar uma única ferramenta de vendas:

            - Você economiza tempo valioso

            - Você se torna mais produtivo

            - Suas vendas (e seus dados) são mais bem organizadas

Acompanhamento de atividades

Um CRM de vendas pode rastrear a abertura de e-mails, as atividades dos leads em seu website e produto ou mesmo se clicou em um link em específico, em outras palavras, praticamente todos os movimentos de seus potenciais clientes.

Por exemplo, digamos que você oferece financiamento a seus clientes e um deles faz o download de um ebook sobre "solicitar um empréstimo para meu negócio", é aí que você entraria em contato com ele porque ele já está muito interessado no que você oferece, todas essas informações em tempo real lhe dão o contexto crucial que você precisa para entrar em uma interação.

Não há como obter isso de seu caderno/agenda ou Excel. Não há nenhum ponto de comparação aqui, os CRMs têm esta oportunidade de saber o que seus clientes estão fazendo.

Integrações

Não é possível integrar o Excel com outros softwares comerciais. Por outro lado, os CRMs se integram com muitas ferramentas no mundo dos negócios. Se você utiliza uma ferramenta de e-mail marketing, você pode integrar rapidamente o CRM a ela para gerenciar suas campanhas de vendas e marketing a partir de um único lugar.

Máxima segurança

Um documento Excel está sempre em risco de ser compartilhado sem o seu conhecimento. Imagine alguém colocando os contatos de sua empresa em uma pendrive e sumindo; é fácil perder seus dados. Mas com o CRM na nuvem, seus dados estão seguros, mesmo quando você está fora do escritório.

Diferentes CRMs têm maneiras diferentes de garantir a privacidade e a segurança de seus clientes. Certifique-se de estar totalmente ciente dos protocolos de segurança de um CRM antes de decidir comprar um.

Relatórios avançados 

Toda empresa precisa quantificar seus esforços. O Excel oferece tabelas dinâmicas, gráficos de barras e gráficos pizza, mas tem limites para a quantidade de dados que pode tratar. Para relatórios complexos que abrangem linhas de tempo e envolvem um número enorme de registros, o Excel fica aquém do esperado.

Os CRMs permitem que uma grande variedade de relatórios seja criada sob demanda; eles têm até mesmo modelos para casos de uso comum. Quando se trata de gerar dados da maneira com que você imagina, os CRMs de vendas são mais completos do que o Excel.