La administración: la clave para ver crecer tu Pyme

En el caso específico de las Pymes o los pequeños proyectos de emprendimiento, es común que sus propietarios no sientan la necesidad de llevar en orden: papeles, registros, gastos, compras y su facturación.

Una organización debe estar estructurada desde su comienzo para tener claras las metas propuestas, sin importar cuál sea su razón social, o su número de empleados, debe evitar el caos y la falta de eficiencia. Los emprendedores tienen el gran reto de comprender que se necesita más que pasión y ganas para sacar adelante un proyecto.

Por el gran número de tareas que tiene un pequeño empresario cuando comienza con su proyecto, los diversos roles que desempeña causan desenfoques para llegar a la meta propuesta y al crecimiento organizacional. Estas distracciones están causadas por el desorden en la asignación y cumplimiento de tareas de cada individuo que esté involucrado en el proceso productivo.

Para ellos se sugiere organizar y sistematizar el día a día del negocio, dividir las tareas, ordenar los procesos, distribuir los recursos y planear los presupuestos. A continuación conocerá algunos pasos para alcanzar las metas de la empresa, desde los procesos internos:

1. Establecer los objetivos:

También se le conoce como plataforma estratégica de la organización, permite clarificar lo que hace la empresa y hacia dónde va en el corto, mediano y largo plazo. Para establecer estas metas se utilizan: la misión, la visión, los valores corporativos y los objetivos. Suelen ser redactados de forma clara y fácil de recordar para que todos los miembros del equipo siempre los tengan presente.

2. Definir el público del producto/servicio:

Conocido como el target, el mercado o público objetivo permite definir un perfil de las personas a las cuales está dirigido lo que voy a ofrecer en el mercado. Esta segmentación permite definir los medios de comunicación, la publicidad, los mensajes y la forma más adecuada para que esos clientes adquieran el producto.

3. Establecer jerarquías, cargos y asignar tareas:

El primer paso es definir las tareas que se deben realizar para que todo funcione correctamente, el paso a seguir es encontrar la persona que mejor va a realizar cada una de esas tareas, para ello se le asigna un cargo según su nivel de responsabilidad, sus conocimientos, sus habilidades y sus fortalezas.

Si existen varios cargos dentro de la empresa, resulta difícil llevar el control del cumplimiento de cada labor, para ello puede establecer jerarquías.

4. Identificar el líder:

Es importante tener dentro del equipo de trabajo, una persona (si es una pequeña empresa) o varias personas que sean el modelo a seguir, con ideas positivas, capacitados para cumplir de la mejor forma sus tareas y que tengan la confianza y aprobación de todo el equipo.

5. Documentar los procesos internos y externos de la organización:

Identificar y revisar continuamente todos los procesos, trae varias ventajas para la toma de decisiones: se puede comparar períodos de tiempo, identificar logros o pérdidas para realizar ajustes, conocer el desempeño del equipo de trabajo, ajustar los procesos de comunicación con los clientes y finalmente evaluar todo el funcionamiento de la compañía.

6. Llevar en orden el día a día del negocio: 

La gestión de la información, es una estrategia para que los propietarios de las empresas conozcan el crecimiento de la empresa, para esto se hace un registro diariamente de los gastos, las ventas, los mejores clientes y los productos más rentables. 

Para el caso de las Pymes que en temas de presupuesto necesitan ahorrar costos, existen varias herramientas en internet que permiten llevar la administración de manera sencilla, sólo se necesita la voluntad para tener el negocio organizado, con los sistemas en la nube que no requieren de inversiones, descargas, instalaciones o licencias.