Los falsos CRM o cómo un CRM no puede ser sustituido

Muchas personas no ven las ventajas de tener un CRM porque eso ya lo hacen con otras herramientas o es mucho para que únicamente tenga registro de las ventas. Sin embargo, la mayoría de estas respuestas es porque muchos le tenemos miedo al cambio y modificar la rutina no es algo que muchos quieran.

Por ello, muchos negocios siguen utilizando el Excel como herramienta para llevar el control de todo lo que hacen, ventas, cifras, contactos, inventarios y lo que sea, pero no solo eso, también lo hacen con agendas, libretas y cualquier cosa a la que esté acostumbrado cada quien con su empresa o cada vendedor.

Esto tiene una explicación, porque cuando empiezas un negocio, Excel es como ese amigo que jamás se despega de ti y en el que confías siempre. ¿Cómo hago un cálculo rápido? Uso Excel. ¿Cuál es la dirección de la oficina de Aarón que contacté hace 3 días? Abre ese Excel. ¿Dónde está la lista de correo? En Excel, por supuesto.

Excel es probablemente una de las herramientas más utilizadas en todo el mundo empresarial, y esto tiene una explicación: pues es una herramienta fácil de configurar, simple de usar y cumple con muchos trabajos.

Pero qué pasa cuando tu equipo de trabajo se tiene que comunicar, ponerse de acuerdo, agregar más información y establecer parámetros que se van a medir para conocer información de ventas, cierres, prospectos, seguimientos y demás. En este caso, el Excel o las agendas no son suficientes.

Es por ello que los profesionales involucrados en los procesos, especialmente los comerciales, presten atención a los cambios irreversibles y sigan la evolución, que muchas veces influyen en la supervivencia de la empresa y, ciertamente, en el crecimiento. Por eso acá te traemos unas ventajas de implementar un verdadero CRM en tu negocio.

Te permite la colaboración

Esta es la mayor ventaja de la herramienta CRM frente a Excel. Los gestores de ventas pueden asignar clientes potenciales a sus representantes incluso cuando éstos realizan llamadas directamente desde el CRM. Algunos CRM de ventas tienen incluso una bandeja de entrada común para todos los miembros de un equipo, de modo que los representantes disponibles pueden intervenir y hacerse cargo de las conversaciones críticas en ausencia de sus compañeros.

El control de versiones es inexistente; ahora todos los interesados pueden trabajar juntos en tiempo real hacia un objetivo común. Si bien crees que en las versiones en la nube del Excel o Google Sheets se puede colaborar en un archivo, no se puede automatizar como lo mencionamos.

Aplica la automatización

Hablando de automatización, esto no aplica en Excel, si bien puedes establecer funciones u operaciones en específico, no lo hace como un CRM.

Pongamos como ejemplo cuando llega un cliente a través de tu sitio web. Normalmente, un cliente rellena el formulario, posteriormente recibes una alerta por correo electrónico con los datos del cliente potencial y se dirige a tu archivo de Excel. Manualmente tienes que introducir los datos del cliente y así con cada lead que llegue.

Con el CRM, puedes automatizar esta actividad. Cada vez que un cliente rellene tu formulario, puede aparecer como un nuevo cliente potencial en tu programa. Imagínate la cantidad de tiempo que se ahorra con esta sencilla automatización. Y ésta es sólo una de las muchas automatizaciones que ofrecen los CRM.

Configúralo fácil y sencillo

Cuando usas Excel, también necesitas un cliente de correo electrónico, un programa de llamadas, un calendario y un montón de herramientas más para gestionar tus ventas. Imagina una sola herramienta con todas estas funciones. Ahí es donde un CRM tiene la ventaja. Hay tres ventajas importantes de utilizar una herramienta de ventas única:

• Ahorra tiempo valioso
• Te vuelves más productivo
• Tus ventas (y tus datos) se organizan mejor

Seguimiento de eventos

Un CRM de ventas, puede hacer un seguimiento de las aperturas de los correos electrónicos, los clics en los enlaces, la actividad de los clientes potenciales en tu sitio web/producto, si dio clic en un enlace, es decir, prácticamente todos los movimientos de tus posibles clientes.

Por ejemplo, digamos que ofreces financiamiento a tus clientes y uno de ellos descarga un ebook sobre “solicitar un préstamo para mi negocio”, es ahí donde tú entrarías a contactarlo porque ya está muy interesado en lo que ofreces. Toda esta información en tiempo real te proporciona el contexto crucial que necesitas para entrar en una interacción.

De esto no hay forma de que lo obtengas con tu libreta/agenda o Excel. Aquí ya no tiene punto de comparación, los CRM tienen esta oportunidad de saber qué están haciendo tus clientes.

Integraciones

No es posible integrar Excel con otro software empresarial. En cambio, los CRM se integran con muchas herramientas del universo empresarial. Si utilizas una herramienta de email marketing puedes integrar rápidamente el CRM con ella para gestionar tus campañas de ventas y marketing desde un mismo punto.

Tener un CRM no sólo te ayudará a mantener una relación fértil con los clientes para ofrecerles un servicio excelente, sino que también te ayudará a mantenerte al día con las últimas tendencias tecnológicas para diferenciarte de tus competidores.

Seguridad al máximo

Un documento de Excel siempre corre el riesgo de ser compartido sin tu conocimiento. Imagínate que alguien mete los contactos de su empresa en una memoria USB y se va; es fácil perder tus datos. Pero con los CRM en la nube, tus datos están seguros incluso cuando no estás en la oficina.

Los distintos CRM tienen diferentes formas de garantizar la privacidad y seguridad de tus clientes. Asegúrate de conocer a fondo los protocolos de seguridad de un CRM antes de decidirte a comprarlo.

Informes avanzados

Toda empresa necesita cuantificar sus esfuerzos. Excel ofrece tablas dinámicas, gráficos de barras y diagramas circulares, pero tiene límites en cuanto a la cantidad de datos que puede manejar. Para los informes complejos que abarcan líneas de tiempo y que implican un número masivo de registros, Excel se queda corto.

Los CRM  permiten crear una gran variedad de informes bajo demanda; incluso tienen plantillas para casos de uso comunes. Cuando se trata de generar datos de la forma en que los imaginas, los CRM de ventas son más complacientes que Excel.