Tips para mejorar la definición de responsabilidades y tareas en la empresa.

Si dichas responsabilidades se han definido, la ausencia de una comunicación clara al respecto, tanto de la persona que debe llevar adelante un trabajo y lograr determinados objetivos, como de los demás participantes en el equipo de trabajo, con frecuencia se confunde al realizar sus responsabilidades y tareas. Adicionalmente, no se cuenta con metas e indicadores que nos permitan evaluar objetivamente si el individuo –precisamente-, cumplió adecuadamente con su deber, por medio del ejercicio consistente de sus tareas, que son las acciones que le permiten llegar a sus metas.

Responsabilidades

Es importante que, para cada responsabilidad mencionada, quede claro cuál es la expectativa por cumplir; la meta, el resultado final a obtener. Deben definirse los indicadores que medirán esa gestión (unos pocos, no demasiados) y cómo generar la información para construir esos indicadores para dar seguimiento al cumplimiento de las responsabilidades. Así lo define la Real Academia Española: “Cumplimiento de las obligaciones o cuidado al hacer o decidir algo.”

No se trata de las actividades a realizar, sino de la finalidad, objetivo o “para qué” de dichas actividades.

Las responsabilidades son, como su nombre lo indica, los compromisos y obligaciones a las que usted debe dar respuesta por la función que ocupa. Marca los ámbitos en los cuales usted es responsable de tomar decisiones, generar las acciones necesarias para que los resultados del trabajo se den, en tiempo y forma.

Asimismo, también es importante que para cada responsabilidad se establezca el grado de autoridad fijado para dicho puesto. Para la adecuada asunción de una obligación, se vuelve crítico que quede claro cuál es el grado de autoridad que tiene para gestionar cada una de las responsabilidades que le son propias.

Tareas

Una de las más frecuentes debilidades en las descripciones es que hacen poco hincapié en las responsabilidades, y se centran principalmente en las tareas. Las tareas son las actividades que normalmente se debe ejecutar de manera sistemática y consistente para cumplir apropiadamente con una tarea, no son exhaustivas, el responsable hará lo que tenga que hacer para cumplir con su compromiso. Para eso tiene el nivel de autoridad adecuado a su responsabilidad.

En una empresa, lo importante no es cuánto hagas en acciones dispersas, sino cuánto aportes con lo que haces al cumplimiento de una responsabilidad –a través de ella- a metas y objetivos concretos.

El hacer foco en responsabilidades e indicadores, que no en tareas, le permite a la persona un mayor nivel de autonomía y creatividad a la hora de escoger el "cómo", teniendo claro el "para qué" y el "cuánto".

Así, la mejora continua fluye naturalmente y entonces no sólo tenemos mejores logros sino que también nos sentimos mejor.

Ejemplos de responsabilidades y tareas

Como conclusión, si no “tizamos la cancha de juego” de nuestras empresas u organizaciones, dependeremos de conseguir empleados o miembros muy maduros en lo personal y profesional, de gran actitud con el trabajo en equipo y la colaboración, para que las cosas funcionen bien y en paz.

Por el contrario, si hacemos nuestro trabajo de dueños, directores o líderes, de definir bien quién es responsable de qué y además, cómo necesitamos que se hagan las cosas, una gama mayor de personas nos dará buenos resultados.

¿Qué acciones tomarás en tu empresa y en tu vida, en este sentido?