Ao acompanhar uma cotação ou pedido, é fácil confundir dois dados diferentes: o tipo de acompanhamento descreve uma atividade registrada pela equipe; a certeza é a estimativa comercial de uma oportunidade do CRM. Nenhum dos dois substitui o status da cotação ou do pedido no ERP nem indica se já foi pago.
Configurar tipos de acompanhamento
Acesse CRM > Ajustes > Cadastros > Tipos de acompanhamento. Revise as opções existentes para evitar duplicidades. Selecione Novo, informe um nome específico e escolha se poderá ser usado com prospectos, clientes ou ambos, conforme o campo de classificação disponível. O nome deve indicar o que a equipe fez, não descrever o status do pedido.
Exemplos: Revisão de cotação, Confirmação de pedido ou Acompanhamento pós-venda. Ao registrar uma atividade, selecione o tipo que melhor descreve a interação. O tipo classifica o acompanhamento; por si só, não cria uma tarefa, envia notificação nem altera uma cotação.
Configurar níveis de certeza
Em CRM > Ajustes > Cadastros > Certezas, revise os níveis e descrições existentes. Cada opção combina um percentual e uma orientação para as pessoas avaliarem as oportunidades de forma consistente. Mantenha uma escala clara e evite percentuais duplicados ou descrições ambíguas.
Por exemplo, sua equipe pode usar Baixa (30%) enquanto valida necessidades, Média (60%) após confirmar interesse e Alta (90%) quando o cliente analisa uma proposta concreta. São critérios definidos pela empresa; o percentual não é calculado automaticamente e não garante o fechamento.
Qual dado usar
| Dado | O que representa | O que não significa |
|---|---|---|
| Tipo de acompanhamento | A atividade registrada no histórico, como revisar a cotação com o cliente. | Não altera o status, os valores ou o pagamento da cotação ou do pedido. |
| Certeza | A estimativa comercial de uma oportunidade do CRM. | Não confirma uma venda, não representa percentual de pagamento nem atualiza automaticamente o documento no ERP. |
| Status do documento no ERP | A situação própria de uma cotação ou pedido no ERP. | Não deve ser deduzida pela certeza ou pelo tipo de acompanhamento. |
Se uma cotação estiver vinculada a uma oportunidade, atualize a certeza nessa oportunidade quando mudar sua avaliação comercial. Registre a ligação, reunião ou outra atividade com o tipo de acompanhamento adequado. Se o processo já gerou um pedido, consulte o status diretamente no ERP. Assim, cada informação mantém seu significado.
Exemplo prático
- A vendedora envia uma cotação vinculada à oportunidade de uma empresa.
- Depois de revisá-la com o cliente, registra Revisão de cotação no histórico.
- Ao confirmar o orçamento e o prazo de decisão, atualiza a certeza da oportunidade conforme o critério combinado pela equipe.
- Quando um pedido é criado, consulta seu status no ERP. A certeza não confirma a venda nem substitui o acompanhamento do pedido.
Separar atividade, estimativa e status do documento evita expectativas incorretas e torna o acompanhamento comercial mais confiável.