O ERP pode ser adaptado de duas maneiras: as opções gerais controlam determinados processos da empresa, enquanto os campos personalizados acrescentam dados próprios a um tipo de registro. Um campo guarda informações, mas não altera as regras do sistema; por isso, mantenha os percursos separados.
Qual caminho você precisa?
Opções gerais: regras como exigir comprovantes, atualizar moedas ou criar documentos ao registrar uma venda.
Campos personalizados: dados que faltam no formulário de uma empresa, cotação, pedido, produto ou recurso.
Campos personalizados: dados que faltam no formulário de uma empresa, cotação, pedido, produto ou recurso.
1. Configurar as opções gerais do ERP
Acesse ERP > Ajustes > Opções gerais do sistema. Essas regras ajudam a evitar informações faltantes e automatizar etapas repetidas. Antes de ativar uma opção, confirme com as equipes administrativa, de compras ou contábil como o processo deve funcionar.
| Opção | O que controla | Quando usar |
|---|---|---|
| Exigir um arquivo ao criar uma conta a pagar/receber | Solicita um anexo quando a conta é criada. | Quando cada obrigação ou recebimento precisa de comprovante desde o início, como uma fatura ou solicitação. |
| Exigir um arquivo ao marcar uma conta como paga/recebida | Solicita uma evidência quando a conta é liquidada. | Quando a equipe deve guardar o comprovante de pagamento ou depósito junto ao registro. |
| Configurar o conceito da conta a receber ao anexar uma fatura | Define o conceito usado na conta a receber relacionada. | Para manter classificação uniforme quando uma fatura for anexada a uma conta a receber. |
| Configurar o conceito da conta a pagar ao anexar uma fatura | Define o conceito usado na conta a pagar relacionada. | Para classificar de forma consistente os compromissos com fornecedores. |
| Atualizar moeda todos os dias | Ativa a atualização diária da moeda. | Quando a operação precisa manter atualizadas as referências de câmbio; confirme se está de acordo com a política da empresa. |
| Criar uma conta a receber no ERP ao realizar uma ação no CRM ou ERP | Permite escolher \u201CNenhuma\u201D ou \u201CAo realizar uma venda\u201D. | Escolha a opção de venda se registrar uma venda também deve criar a conta a receber correspondente. |
| Criar uma ordem de separação no ERP ao realizar uma ação no CRM ou ERP | Permite escolher \u201CNenhuma\u201D ou \u201CAo realizar uma venda\u201D. | Ative se o registro de uma venda também deve iniciar uma ordem para preparar os produtos. |
- Revise o efeito de cada controle com a equipe responsável.
- Marque as caixas necessárias e, nas regras automáticas, escolha Nenhuma ou Ao realizar uma venda.
- Selecione Aceitar para aplicar as alterações ou Cancelar para sair sem salvá-las.
- Faça uma operação de teste autorizada e verifique se o ERP solicitou o arquivo ou criou o documento esperado.
Exemplo
Se, ao registrar uma venda, a equipe precisa iniciar o acompanhamento da cobrança e preparar os produtos, configure as opções como \u201CAo realizar uma venda\u201D. Se esses documentos devem ser criados manualmente, escolha \u201CNenhuma\u201D.
2. Criar campos personalizados
Um campo personalizado guarda informações necessárias para a empresa que não existem nos campos padrão. Primeiro escolha em qual tipo de registro o dado será armazenado; depois defina como será preenchido. O campo pertence à entidade: um criado para Produtos não é geral para todos os documentos do ERP.
Acesse ERP > Ajustes > Campos personalizados e selecione uma entidade no menu superior:
| Entidade | Onde é usada | Exemplo |
|---|---|---|
| Empresas | Cadastro de uma empresa cliente. | Região de atendimento ou nível de serviço. |
| Cotação | Cotação comercial. | Validade especial ou referência do projeto. |
| Pedidos | Pedido ou ordem da operação. | Prioridade de separação ou instruções internas. |
| Produtos | Cadastro do catálogo de produtos. | Material, família técnica ou código interno. |
| Recursos | Recurso administrado no ERP. | Classificação ou atributo próprio do recurso. |
Para que serve cada ajuste do campo
| Ajuste | O que faz | Como escolher |
|---|---|---|
| Nome | Rótulo que o usuário verá no registro. | Use um nome curto e claro, como \u201CNível de serviço\u201D. |
| Nome no banco de dados | Identificador técnico gerado pelo sistema a partir do nome. | Confira para diferenciar campos semelhantes; normalmente é criado enquanto você digita. |
| Descrição | Explica qual informação deve ser preenchida. | Indique o formato esperado ou quando usar o campo. |
| Tipo | Define quais valores podem ser informados. | Texto para resposta curta; Memo para observações longas; Lista para uma opção; Lista checks para várias; Lista radio para uma escolha única; Data para datas; Números inteiros ou decimais para quantidades; Porcentagem para taxas; Check texto para caixa de seleção; Autoincrementável ou UUID para identificadores gerados. \u201CLista texto\u201D permite opções de texto conforme o controle disponível. |
| Restrição | Define se o valor pode se repetir e se é obrigatório. | \u201CSem restrição\u201D permite valores vazios e repetidos; \u201CObrigatório\u201D exige valor; \u201CÚnico\u201D impede duplicidades; \u201CÚnico e obrigatório\u201D combina as regras. As opções podem variar conforme o tipo. |
| Tamanho | Controla a largura visual do campo (25%, 50%, 75% ou 100%). | Escolha o espaço conforme o valor esperado; não limita o conteúdo. |
| Caracteres | Define o limite nos tipos de texto que mostram essa opção. | Use um limite adequado; não confunda com a largura visual. |
| Somente leitura | Mostra o valor sem permitir edição manual no formulário. | Ative quando o dado deve ser consultado, mas não alterado nessa tela. |
- Selecione a entidade correta no menu superior.
- Clique em Novo.
- Informe o nome e uma descrição que ajude a equipe a preencher o dado.
- Escolha o tipo e configure restrições, tamanho e limite de caracteres quando aparecerem.
- Confira a pré-visualização e salve depois de validar a localização e o comportamento.
Exemplo
Para classificar empresas por atendimento, selecione Empresas, crie \u201CNível de serviço\u201D como Lista com Padrão, Preferencial e Premium e marque Obrigatório se todas as fichas precisarem do valor. Para observações livres, crie um campo Memo separado.
Antes de criar um campo, combine com a equipe qual informação é necessária e quem a manterá. Um campo claro na entidade correta facilita preencher os registros; as opções gerais controlam os processos do ERP.