As notificações ajudam a evitar que uma tarefa dependa de alguém verificar manualmente cada lista. Você pode escolher quais eventos do Flow geram avisos e por quais canais os usuários os recebem, por exemplo, quando uma tarefa é atribuída, muda de fase, é concluída ou alguém é mencionado em um comentário.
Isso é útil quando a equipe trabalha em turnos diferentes ou quando outra pessoa precisa agir em determinada fase. Ative sinais que levem a uma ação e evite canais que só gerem ruído.
Escolher eventos e canais de aviso
- Acesse Flow > Ajustes > Notificações.
- Revise eventos como Mudança de fase da tarefa, Nova tarefa atribuída, Menção em comentário ou Tarefas vencidas.
- Para cada evento, confira as colunas dos canais disponíveis e ative aqueles que a equipe deve receber.
- Salve se o sistema solicitar e confirme se uma notificação de teste chega pelo canal escolhido.
Requisito para receber avisos pelo WhatsAppPara que as notificações do Flow cheguem ao WhatsApp de um colaborador, ele precisa ter um celular de 10 dígitos configurado em Minha conta ou ter ativado a verificação em duas etapas. A própria pessoa pode configurar esses dados na conta; o superadministrador também pode fazer isso em Minha organização. Depois, confirme se o canal do WhatsApp está ativado para o evento correspondente na matriz de notificações.Aviso de mudança de fase ou comunicação da fase
Se você só precisa que alguém saiba que a tarefa mudou de fase, ative o evento Mudança de fase da tarefa nos canais adequados. O aviso informa o evento e ajuda a pessoa a abrir a tarefa para continuar.
Se o processo exige enviar conteúdo definido quando a tarefa avança por uma fase, acesse Flow > Ajustes > Fluxos de trabalho, abra o fluxo e edite a fase correspondente. Nas opções de comunicação, identifique se a mensagem é interna ou externa e selecione o meio, modelo e momento quando essas opções estiverem disponíveis. A disponibilidade depende dos modelos e canais configurados na conta.
Definir se cada pessoa pode alterar suas preferências
Na parte inferior das configurações da empresa pode aparecer a opção Impedir que os usuários alterem suas configurações de notificações. Quando ativada, a empresa administra essas preferências centralmente; quando desativada, cada pessoa pode ajustar as opções pessoais permitidas.
Antes de bloquear alterações, combine com a equipe quais avisos são necessários. Uma operação de solicitações, por exemplo, pode precisar de alertas no celular para mudanças de fase e tarefas vencidas, enquanto o e-mail pode ficar reservado para mensagens que precisam de um registro fácil de consultar.