As tarefas recorrentes são úteis quando uma atividade precisa acontecer com uma frequência conhecida: revisar solicitações diariamente, fazer manutenção mensal ou preparar um relatório semanal. Em vez de criar cada tarefa do zero, você define a frequência e o Flow gera as próximas ocorrências de acordo com essa programação.
Use a recorrência para processos repetíveis com responsável, fluxo e prazo definidos. Ela não é indicada para trabalhos que dependem de uma decisão ou evento imprevisível; nesses casos, crie uma tarefa quando o evento ocorrer.
Configurar uma série recorrente
- Acesse Flow > Ajustes > Tarefas recorrentes e selecione Novo.
- Selecione o fluxo, informe o título da tarefa e atribua um responsável.
- Defina a data limite e o horário da primeira ocorrência.
- Em Configuração de tarefas recorrentes, escolha o intervalo: por exemplo, a cada 1 dia, 1 semana ou 1 mês.
- Defina Dias de antecedência para indicar quanto antes a tarefa será preparada em relação à data limite. Use 0 se ela deve ser gerada no mesmo dia.
- Escolha quando a série termina: após uma quantidade de ocorrências, em uma data ou sem data final, conforme as opções da sua conta.
- Inclua descrição, subtarefas ou arquivos se o processo precisar e salve.
Consultar a série
Depois de salvar, a série aparece na lista de Tarefas recorrentes. Nela, você pode conferir o conceito, fluxo, responsável, data de execução e frequência; o menu da linha apresenta as ações disponíveis para administrá-la.
Interromper a repetição sem confundir as opções
Há uma diferença prática entre remover a programação e também cancelar o trabalho pendente:
- Excluir a tarefa recorrente pela lista remove a configuração que criaria ocorrências futuras. As tarefas já criadas permanecem e precisam ser concluídas ou canceladas à parte.
- Cancelar esta tarefa e suas recorrências nas opções de uma tarefa cancela essa tarefa e interrompe as ocorrências pendentes da série.
Antes de confirmar, verifique qual resultado você precisa. Se quiser apenas mudar o intervalo ou a data final, edite a série em vez de excluí-la e criá-la novamente.