Quando várias pessoas recebem novas tarefas, atribuí-las manualmente pode causar atrasos ou concentrar o trabalho em alguém. As regras de distribuição direcionam tarefas para a equipe adequada e definem como dividir a carga. Elas ajudam com solicitações de suporte, visitas, revisões ou fluxos com entradas frequentes.
Uma regra combina o fluxo ao qual se aplica, as pessoas que podem receber tarefas e um critério de atribuição. Você pode refiná-la com condições de correspondência e horários.
Configurar uma regra
- Acesse Flow > Configurações > Regras de distribuição e selecione Novo.
- Informe um título que indique quais tarefas a regra atende e uma breve descrição para explicar sua finalidade.
- Selecione o Fluxo de trabalho correspondente.
- Escolha os Responsáveis que poderão receber as tarefas.
- Selecione o critério: Rodízio alterna as atribuições, Pontualidade considera o cumprimento de prazos e Menos tarefas busca equilibrar a carga ativa.
- Em Critérios de correspondência, adicione filtros por fase, etiqueta, responsável ou criador da tarefa, se necessário.
- Se a regra deve funcionar somente em determinados horários, configure os dias e as horas. Salve e confirme que esteja habilitada.
Evitar sobreposição entre regras
Antes de habilitar uma regra, confirme se o fluxo e os filtros descrevem as tarefas que você quer distribuir. Um filtro amplo pode incluir casos de outra equipe; um muito restrito pode deixar tarefas de fora. Se houver várias regras para o mesmo fluxo, mantenha critérios claros e evite sobreposições.
- Use uma regra geral para o trabalho habitual e filtros específicos para exceções.
- Escolha responsáveis que tenham acesso ao fluxo e possam atender esse tipo de tarefa.
- Confira os horários se as atribuições devem ocorrer somente durante certos turnos.
- Crie uma tarefa de teste que atenda às condições e confirme quem foi atribuído.
A regra ajuda na atribuição inicial. Depois, a equipe pode reatribuir a tarefa se a carga ou o responsável mudar.