O Upnify Flow ajuda a organizar processos de trabalho que se repetem na equipe, como atender solicitações, preparar entregas ou coordenar a integração de novos colaboradores. Para entender essa organização, diferencie três elementos: fluxo, fase e tarefa. Cada um responde a uma pergunta e, juntos, mostram o processo e o trabalho que ainda precisa ser feito.
O que cada elemento significa
| Elemento | Para que serve | Exemplo |
|---|---|---|
| Fluxo | Agrupa as etapas e tarefas de um processo que a equipe precisa seguir. | Central de ajuda · Operação de solicitações |
| Fase | Indica em que momento do processo uma tarefa está. | Recebida, Em revisão, Em andamento e Validação final |
| Tarefa | Representa uma ação específica, com responsável, prazo e descrição. | Revisar uma solicitação de acesso ou preparar uma proposta |
Um fluxo não é uma única tarefa grande que se conclui de uma vez. É a estrutura compartilhada que ajuda a equipe a tratar casos semelhantes com etapas consistentes. As fases mostram o avanço; as tarefas explicam o que precisa ser feito agora.
Exemplo: atender uma solicitação interna
Imagine que a equipe receba uma solicitação para habilitar o acesso ao portal de fornecedores. O fluxo Central de ajuda · Operação de solicitações reúne o processo. A tarefa Revisar solicitação de acesso ao portal de fornecedores começa em Recebida, tem Enrique Rios como responsável e uma data limite. Depois de revisar as informações, a equipe pode movê-la para Em revisão, depois para Em andamento e, ao terminar, para Validação final.
Outras tarefas \u2014 como preparar uma proposta de capacitação ou atualizar um guia de integração \u2014 podem estar em fases diferentes do mesmo fluxo. Assim, a equipe vê quais casos existem, qual é o próximo passo e quem acompanha cada um, sem confundir a solicitação com o processo completo.
A fase e a situação da tarefa são diferentes
A fase responde \u201Cem que parte do processo está?\u201D; a situação da tarefa indica se ela continua ativa ou já foi encerrada. Por exemplo, Validação final pode ser uma fase e a tarefa continuar ativa enquanto a equipe verifica o resultado. Concluir uma tarefa é uma ação de encerramento, não apenas movê-la para a última fase.
Como usar este mapa na sua operação
- Defina o processo que precisa se repetir e crie um fluxo para agrupá-lo.
- Organize as fases na ordem real pela qual cada caso avança.
- Registre cada trabalho específico como uma tarefa e defina responsável e prazo.
- Atualize a fase conforme o trabalho avança; conclua a tarefa quando não houver mais ações pendentes.