A importância do controle interno nas empresas.

As capacidades das empresas estão sendo prejudicadas. Poucas empresas veem esses tempos como uma grande oportunidade para medir suas verdadeiras capacidades e se abrir para explorar novas áreas de fortalecimento e crescimento.

Neste contexto, é viável prever que apenas aquelas empresas que se prepararam para enfrentar riscos sistêmicos, que tornaram seus processos e políticas mais flexíveis para se adaptar rapidamente a eventos adversos, bem como aquelas que possuem mecanismos de controle interno para permanecer firmes em suas operações e abertas a melhorias mesmo durante uma crise, sobreviverão.

Esta nota propõe cinco pontos de controle interno em empresas que devem ser cuidados para mitigar os efeitos de tempos turbulentos e aproveitar o ambiente.

a) Estabelecer e manter um ambiente de controle interno saudável nas empresas.

O ambiente de controle é a plataforma para a operação saudável e realização de resultados em tempos turbulentos de um negócio. Isso implica que o proprietário ou diretor da empresa mantenha consistentemente regras claras com a equipe, pontos de cultura na prática, definição precisa de papéis e responsabilidades em todas as áreas da organização, a existência de uma estrutura organizacional que coloca cada pessoa em sua contribuição para o negócio, bem como a elaboração de planos de contingência que permitem que o negócio atue com menos pressão em crises. Da mesma forma, a existência de manuais, políticas e procedimentos, um ambiente de trabalho favorável e as alavancas de treinamento, sistemas e tecnologia, preparam qualquer negócio para transcender qualquer turbulência.

b) Conhecer e gerenciar os riscos do negócio.

Uma prática pouco utilizada nos negócios é a identificação e avaliação dos riscos que podem impactar negativamente a realização de objetivos, metas e programas. Existem ferramentas simples, como simplesmente fazer a pergunta: "o que aconteceria se um evento ou outro ocorresse em meu negócio", que permite pensar em diferentes estratégias para prevenção e preparação para ação, com planos alternativos.

Isso certamente é melhor do que não agir ou ficar paralisado diante da adversidade. Muitos proprietários de empresas, mesmo sabendo da probabilidade de tais eventos, preferem negá-los por medo de seu impacto. No entanto, é sempre melhor estar preparado, e é uma prática que todo proprietário de negócio deve ter em sua atividade empresarial.

Nesta prática, é recomendado identificar, controlar e monitorar diferentes tipos de riscos que possam comprometer a operação ou a permanência do negócio. Da mesma forma, os controles internos que previnem esses riscos, que podem variar de econômicos, políticos, operacionais, estratégicos ou tecnológicos, devem ser revisados periodicamente.

c) Implementar e/ou atualizar atividades de controle interno na empresa.

O proprietário da empresa deve ter mecanismos de controle documentados para garantir que atenda aos seus objetivos e que seja executado de forma eficaz e eficiente em cada um dos procedimentos, tudo isso para mitigar riscos, os indicadores serão revisados periodicamente e sua adequação de acordo com as diferentes circunstâncias; para alcançar a implementação de ações corretivas, se for o caso.

d) Informação e comunicação

Recomenda-se que sejam tomadas medidas para garantir que a informação gerada pela empresa seja completa, confiável e oportuna para a tomada de decisões. É responsabilidade do proprietário ou diretor garantir que a informação esteja disponível por meio dos sistemas estabelecidos e que tenha as medidas relevantes de segurança e confidencialidade para a tomada de decisões. A comunicação dentro da empresa também desempenha um papel crucial.

Na medida em que a equipe conhece os objetivos da empresa, o proprietário, os indicadores, as metas da empresa e da equipe, bem como os padrões estabelecidos, sua atuação será mais fácil e, como consequência, a obtenção de resultados será mais simples e eficiente.

e) Melhoria contínua e monitoramento

O proprietário da empresa, assim como todos os funcionários, deve contribuir para a melhoria contínua da empresa. Para isso, incorporar a prática da melhoria contínua como parte da cultura reduz os riscos de estagnação e crise de competitividade, especialmente em tempos de crise, já que as empresas já estão preparadas para enfrentar situações adversas com melhores ferramentas, processos e espírito das pessoas. Recomenda-se que essa prática seja formalizada e documentada e que a equipe participe ativamente das atividades de melhoria do negócio e de controle interno.

Por fim, a aplicação desses cinco pontos de controle interno nas empresas não só nos permitirá enfrentar crises, mas também nos ajudará a fortalecer as vantagens competitivas de nossos negócios.