Controle operacional: a chave para o sucesso empresarial em tempos de crise

O controle operacional refere-se às estratégias e práticas implementadas para monitorar e regular as atividades operacionais de uma organização. Ele visa garantir que os processos internos estejam alinhados aos objetivos da empresa, cumpram as regulamentações aplicáveis e minimizem riscos operacionais. 

A implementação adequada do controle operacional oferece uma série de benefícios para as empresas. Primeiramente, permite uma gestão mais eficiente e assertiva das operações, resultando em maior produtividade e qualidade dos produtos ou serviços oferecidos. Além disso, contribui para a redução de erros, retrabalhos e desperdícios, melhorando a eficiência e a rentabilidade da organização. Também desempenha um papel crucial na mitigação de riscos operacionais e no cumprimento das normas e regulamentos legais.

Ferramentas e técnicas de controle operacional

Existem várias ferramentas e técnicas que podem ser utilizadas no controle operacional. Uma delas é o mapeamento de processos, que auxilia na identificação de gargalos, falhas e oportunidades de melhoria nos fluxos operacionais. 

Outra ferramenta importante é o uso de indicadores de desempenho, que permitem o monitoramento contínuo dos resultados operacionais e a tomada de ações corretivas quando necessário. Além disso, a implementação de sistemas de gestão integrados, como o ERP (Enterprise Resource Planning), facilita o controle e a gestão eficiente de todas as áreas da organização.

Etapas do controle operacional

O processo de controle operacional pode ser dividido em várias etapas distintas. Inicialmente, é necessário realizar uma análise de riscos completa, identificando os pontos fracos e os possíveis problemas operacionais. 

Com base nessa análise, os controles necessários devem ser definidos e implementados. Esses controles podem incluir políticas e procedimentos, sistemas de monitoramento, treinamentos, revisões regulares e relatórios de desempenho. 

A etapa final consiste na avaliação contínua dos controles implementados, garantindo sua eficácia e ajustando-os conforme necessário.

Análise de riscos e identificação de controles

A análise de riscos é uma etapa crucial no controle operacional. Ela envolve a identificação e avaliação dos riscos associados às atividades operacionais da empresa. Isso pode ser feito por meio de técnicas como a análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) e a matriz de probabilidade e impacto. 

Com base nessa análise, os controles adequados devem ser estabelecidos para minimizar os riscos identificados. Esses controles podem variar desde a implementação de políticas e procedimentos até a adoção de tecnologias específicas de monitoramento.

5 passos para a implementação do controle operacional

A seguir, apresentaremos cinco pontos de controle operacional que ajudam a mitigar os efeitos de tempos turbulentos e aproveitar as oportunidades disponíveis.

A aplicação desses cinco pontos de controle interno nas empresas ajuda a fortalecer as vantagens competitivas do negócio. Ao adotar essas práticas, as empresas estarão melhor preparadas para enfrentar tempos turbulentos e aproveitar as oportunidades que surgirem, garantindo assim seu sucesso em longo prazo.

1. Estabelecer e manter um ambiente de controle interno saudável nas empresas

O ambiente de controle é a base para a operação saudável e para a obtenção de resultados em momentos turbulentos nos negócios. Isso requer que os proprietários ou diretores da empresa estabeleçam regras claras com a equipe, promovam uma cultura sólida, definam de forma precisa os papéis e responsabilidades em todas as áreas da organização e criem uma estrutura organizacional que permita que cada pessoa contribua para o sucesso do negócio. Além disso, é fundamental elaborar planos de contingência que permitam que o negócio atue com menos pressão durante crises. Manuais, políticas, procedimentos, um ambiente de trabalho favorável, treinamentos, sistemas e tecnologia são elementos que preparam qualquer negócio para superar turbulências.

2. Conhecer e gerenciar os riscos do negócio

Uma prática pouco utilizada pelas empresas é a identificação e avaliação dos riscos que podem impactar negativamente a realização de objetivos, metas e programas. É importante utilizar ferramentas simples, como perguntar-se: "O que aconteceria se um evento específico ocorresse no meu negócio?" Essa abordagem permite pensar em diferentes estratégias de prevenção e preparação para agir, incluindo planos alternativos.

É fundamental estar preparado em vez de ignorar ou ficar paralisado diante da adversidade. Muitos proprietários de empresas, mesmo cientes da probabilidade de eventos desfavoráveis, preferem negá-los por medo do impacto que podem causar. No entanto, é sempre melhor estar preparado, e essa prática deve ser adotada por todos os proprietários de negócios.

Nessa prática, é recomendado identificar, controlar e monitorar diferentes tipos de riscos que possam comprometer a operação ou a existência do negócio. Além disso, os controles internos que previnem esses riscos, sejam eles econômicos, políticos, operacionais, estratégicos ou tecnológicos, devem ser revisados periodicamente.

3. Implementar e/ou atualizar atividades de controle interno na empresa

O proprietário da empresa deve estabelecer mecanismos de controle documentados para garantir que os objetivos sejam atingidos e que sejam executados de maneira eficaz e eficiente em todos os procedimentos. É necessário mitigar os riscos e revisar periodicamente os indicadores de desempenho, ajustando-os de acordo com as diferentes circunstâncias. Caso necessário, devem ser implementadas ações corretivas.

4. Informação e comunicação

Medidas devem ser tomadas para garantir que as informações geradas pela empresa sejam completas, confiáveis e estejam disponíveis no momento adequado para a tomada de decisões. É responsabilidade do proprietário ou diretor garantir que as informações estejam disponíveis por meio de sistemas estabelecidos e que haja medidas relevantes de segurança e confidencialidade para embasar as decisões. A comunicação interna na empresa também desempenha um papel crucial.

Quando a equipe conhece os objetivos da empresa, o proprietário, os indicadores e as metas estabelecidas, assim como os padrões definidos, sua atuação se torna mais fácil e eficiente. Como consequência, a obtenção de resultados também se torna mais simples.

5. Melhoria contínua e monitoramento

Tanto o proprietário da empresa quanto todos os funcionários devem contribuir para a melhoria contínua da organização. Incorporar a prática da melhoria contínua como parte da cultura corporativa reduz os riscos de estagnação e a crise de competitividade, especialmente em tempos de crise, pois as empresas já estarão preparadas para enfrentar situações adversas com ferramentas, processos e mentalidade mais eficazes. Recomenda-se que essa prática seja formalizada, documentada e que a equipe participe ativamente das atividades de melhoria do negócio e do controle interno.

Conclusão

O controle operacional desempenha um papel fundamental na garantia da eficiência, segurança e conformidade das operações organizacionais. Ao implementar o controle operacional, as empresas podem colher diversos benefícios, incluindo maior produtividade, redução de riscos, conformidade legal e melhoria contínua. Por meio de uma abordagem sistemática, análise de riscos adequada e implementação de controles eficazes, as empresas podem alcançar um alto nível de desempenho operacional. Portanto, é essencial priorizar o controle operacional como parte integrante da gestão empresarial.