Por Pepe VillacísAdemás, un periodo prolongado sin sueño genera que menos glucosa llegue al cerebro, especialmente a las zonas encargadas de generar ideas, el comportamiento social y la diferencia de distinguir entre el bien y el mal.
Por ello es importante no sólo dormir bien, sino organizar nuestro día de manera en que hagamos mejor uso de nuestro cerebro. A continuación te presentamos cinco consejos para ser más productivo:
Los “Bloques de tiempo” (Time Bloking) son un simple método de organización de tus responsabilidades y las que se derivan de ellas, que te puede ayudar a trabajar de forma más eficiente. Lo explica con claridad Tim Ferris, autor de “The 4 hour workweek”.
Lo hemos probado con nuestro propio tiempo e incorporado al entrenamiento a nuestros clientes, y el sistema ha funcionado tan bien que cada vez, lo vamos aplicando a más áreas de la vida, no sólo al área laboral o empresarial.
La esencia de los bloques de tiempo consiste en agrupar tus responsabilidades en “batches” o grupos de responsabilidades que requieren acciones similares para ser cumplidas. El proceso es sencillo: haz una lista de todas las responsabilidades/tareas similares que debas hacer y dedica un bloque de tiempo a dedicarte exclusivamente estas responsabilidades/tareas.
Imaginemos que durante tu jornada laboral tienes que realizar básicamente 3 responsabilidades/tareas: hacer llamadas, leer y analizar distintos documentos e informes y preparar presentaciones de tu trabajo. Puedes empezar el día haciendo algunas llamadas, después leyendo, escribiendo, volviendo a leer, volviendo a escribir, haciendo algunas llamadas más, volviendo a escribir y luego haciendo otras llamadas, o poniendo en práctica el bloque de tiempo, puedes dividir tu trabajo en partes y dedicar primero un tiempo exclusivo a llamar, luego otro a leer y analizar y otro a escribir y preparar tus presentaciones.
Los bloques de tiempo dan resultados porque nuestra mente funciona mejor centrándose en una sola tarea a la vez. Cada vez que cambiamos de tarea nuestra mente tiene que cambiar su centro de atención y eso requiere cierto esfuerzo por tu parte, e incrementa tu nivel de estrés. Pasar de una tarea a otra requiere tiempo porque debes desplazarte o cambiar tu material de trabajo, por lo tanto pierdes productividad. Gracias al método de bloques, también puedes simplificar tu trabajo y librarte de la angustia ya que tu calendario parecerá menos abarrotado si realizas las responsabilidades/tareas por grupos.
En mi caso para ser más productivo, por ejemplo, dedico un bloque exclusivo por semana a escribir artículos y contribuciones editoriales para las distintas páginas web y publicaciones en las que tengo la oportunidad de participar. En ese bloque, no hago nada más que escribir aparte de mis funciones vitales, obviamente.
La metodología de bloques de tiempo extremo consiste en dedicar un día entero a cada una de las distintas responsabilidades/tareas que tengas que realizar. Por desgracias esto no se puede aplicar a la comida o a la higiene personal, pero si tienes libertad para decidir a qué dedicas tu tiempo, los bloques de tiempo extremo te permiten concentrar mucho más tu energía en una tarea determinada.
Tener un sistema de organización tan simple hace que te sientas más motivado por tu trabajo. La simplicidad te ayuda a ser feliz.
Te recomiendo crear una lista para cada uno de tus grupos de responsabilidades/tareas. Y luego, crear tus bloques. El hecho que tengas que dedicar mucho tiempo a una sola tarea no significa que no puedas descansar en medio. Trabajar sin descansar no es bueno para la productividad, descansa siempre que te haga falta.
El principio de los bloques de tiempo puede aplicarse prácticamente a cualquier grupo de responsabilidades/tareas similares que realices.
Por Pepe Villacís
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