As contas a receber reúnem valores pendentes de vendas e faturas. Consultá-las ajuda a priorizar acompanhamentos, identificar vencimentos e verificar pagamentos já aplicados. Ao registrar uma cobrança, o saldo é atualizado; por isso, não registre pagamentos prometidos ou ainda não confirmados.
Consultar uma conta não registra dinheiro. Aplique a cobrança somente depois de confirmar que o pagamento foi recebido.
Consultar e priorizar contas pendentes
- Abra ERP > Contas a receber.
- Pesquise por cliente, folio da venda ou fatura e use os filtros disponíveis.
- Confira conceito, usuário, vencimento, dias vencidos, situação, folio da venda, folio da fatura e forma de pagamento.
- Abra a conta para confirmar o saldo e sua relação com a venda e a fatura antes de contatar o cliente.
O menu pode mostrar Modificar, Aplicar aos bancos e Relacionar com bancos:
| Ação | Quando usar | Resultado esperado |
|---|---|---|
| Aplicar aos bancos | O cliente pagou e você precisa registrar a entrada em uma conta bancária do ERP. | Informe o valor recebido e os dados da operação; o saldo é atualizado de acordo com o valor aplicado. |
| Relacionar com bancos | A operação já existe no registro bancário e precisa ser vinculada à conta a receber. | Concilia uma entrada existente; não registre o mesmo dinheiro novamente. |
| Modificar | Você precisa revisar ou corrigir dados editáveis conforme suas permissões. | Atualiza os campos permitidos; não registra um pagamento. |
Registrar um pagamento recebido
- Na conta correta, escolha Aplicar aos bancos.
- Selecione a conta bancária que recebeu o dinheiro.
- Informe forma de pagamento, valor recebido, data e referência de transferência ou depósito, se houver.
- Em um pagamento parcial, registre somente o valor recebido. Não liquide uma conta que ainda tenha saldo.
- Se for necessário um comprovante fiscal de pagamento para uma fatura PPD, confira Complemento de pagamento (REP) e informe os dados solicitados pelo ERP. O REP documenta o pagamento fiscalmente; não substitui o registro da entrada bancária.
- Revise e salve somente se os dados corresponderem à operação real. Depois confira novamente o saldo e o histórico.
Para entender a relação entre PPD, registro de pagamentos e REP, veja Como emitir CFDI, escolher PUE ou PPD e emitir complementos de pagamento. O SAT explica o comprovante de recebimento de pagamentos.
Se uma fatura pendente é de $12.000 e você recebe uma parcela de $4.500, registre $4.500 na data real. O saldo restante continua pendente.
Depois de registrar ou relacionar
Volte à lista e confira se saldo, situação e movimento correspondem ao pagamento. Se o dinheiro já estiver registrado nos bancos, relacione-o em vez de registrá-lo novamente. Se houver divergência, pare e consulte o administrador antes de duplicar ou alterar movimentos.