Control interno y su importancia en las empresas.

Las capacidades de las empresas se ven vulneradas.

Son contadas las empresas que reciben a estos tiempos como la gran oportunidad de medir sus capacidades reales y abrirse a explorar nuevas áreas de fortalecimiento y crecimiento.

Bajo este contexto, es factible prever que sólo sobreviven aquellos negocios que se han preparado para enfrentar riesgos sistémicos, que han flexibilizado sus procesos y políticas para una adaptación rápida a eventos adversos, así como aquellas que cuentan con mecanismos de control interno en las empresas para mantenerse firmes en la operación y abiertas a las mejoras aún dentro de la crisis.

La presente nota, propone cinco puntos de control interno en las empresas  que se deben cuidar para mitigar los efectos de tiempos turbulentos y tomar ventajas del entorno.

a) Establecer y mantener un sano ambiente de control interno en las empresas.

El ambiente de control en la plataforma para una operación sana y el logro de resultados en tiempos turbulentos de un negocio. Implica que el dueño o director de la empresa mantengan de manera consistente reglas claras con el personal, puntos de cultura en práctica, definición precisa de funciones y responsabilidades en todos los ámbitos de la organización, existencia de una estructura organizacional que ubique a cada persona en su contribución al negocio, así como la elaboración de planes de contingencia que permita al negocio actuar con menos presión ante situaciones de crisis. Asimismo, la existencia de manuales, políticas y procedimientos, clima laboral favorable y las palancas de capacitación, sistemas y tecnología, preparan a todo negocio para trascender cualquier turbulencia.

b) Conocer y administrar los riesgos del negocio.

Una práctica poco usada en las empresas es la identificación y evaluación de los riesgos que puedan impactar negativamente en el logro de los objetivos, metas y programas. Existen herramientas simples, tal como el simple hecho de preguntarse, – qué pasaría si ocurriera un evento u otro en mi negocio – lo cual permite pensar en diferentes estrategias de prevención y preparación para la acción, con planes alternos.

Sin duda, esto resulta mejor que no actuar o quedarse paralizado al momento de la adversidad. Muchos dueños de negocio, aún sabiendo de la probabilidad de ocurrencia de alguno de estos eventos, prefieren negarlos por temor a su impacto. Sin embargo, siempre será mejor estar preparados, y es una práctica que todo dueño de negocio debe tener en su actividad empresarial.

En esta práctica, se recomienda identificar, controlar y dar seguimiento a diferentes tipos de riesgos que puedan poner en juego la operación o la permanencia del negocio. Asimismo, se deben revisar periódicamente los controles internos que prevengan estos riesgos, los cuales pueden ser desde económicos, políticos, operativos, estratégicos o tecnológicos.

c) Implementar y/o actualizar las actividades de control interno en las empresas.

El dueño de negocio deberá tener mecanismos de control documentados que aseguren que éste cumpla su objetivo y que se ejecuta de manera eficaz y eficiente en cada uno de los procedimientos; todo esto con el objetivo de mitigar los riesgos se revisarán los indicadores en forma periódica y su adecuación de acuerdo a las diferentes circunstancias; para lograr la implementación de acciones correctivas si éste fuera el caso.

d) Información y comunicación

Se recomienda establecer medidas que permitan que la información del negocio que se genere sea completa, confiable y oportuna para la toma de decisiones. Es responsabilidad del dueño o director, que la información se encuentra disponible a través de los sistemas establecidos y cuente con las medidas pertinentes de seguridad y confidencialidad para la toma de decisiones. Asimismo, la comunicación al interior de la empresa juega un papel crucial.

En la medida en que el personal conoce los objetivos del negocio, del dueño, conocen los indicadores, metas del negocio y del personal, así como los estándares establecidos, será más fácil su desempeño y como consecuencia más sencillo y eficiente el logro de resultados.

e) Mejora continua y supervisión

El dueño de negocio así como todo el personal deben contribuir y propiciar el mejoramiento continuo de la empresa. Para ello, incorporar la práctica de la mejora continua como parte de la cultura disminuye los riesgos de estancamiento y crisis de competitividad, especialmente en tiempos de crisis, en virtud de que las empresas ya están preparadas para enfrentar con mejores herramientas, procesos y ánimo de la gente a situaciones adversas. Se recomienda que esta práctica sea oficial, esté documentada y que el personal en todo momento participe activamente en las mejoras del negocio y en las actividades de control interno.

Finalmente, aplicar estos cinco puntos de control interno en las empresas no sólo nos permitirá enfrentar las crisis, sino que nos ayudará a fortalecer las ventajas competitivas de nuestro negocio.