Categoría: VIII. Registro y medios electrónicos · Fecha de referencia:
Acuse electrónico
Definición
El Acuse electrónico es la constancia emitida por el sistema oficial para acreditar que recibió un trámite, aviso, informe, actualización o comunicación. Normalmente contiene folio, fecha, hora, sello o identificador digital.
El acuse demuestra recepción, pero no necesariamente que la información haya sido correcta o que la obligación material esté cumplida. Debe conservarse junto con el contenido presentado y no como un archivo aislado.
Información adicional relevante
Un aviso rechazado, incompleto o enviado a una actividad incorrecta puede tener un acuse técnico sin resolver el incumplimiento. Por eso deben controlarse también el estado de validación y las comunicaciones posteriores.
En una plataforma de gestión, conviene vincular el acuse con la presentación, el periodo, el sujeto obligado, la operación, la causal, el usuario y la versión del archivo, y conservarlo íntegro con opción de descarga.
Ejemplo o caso
La empresa conserva el acuse de un aviso, pero no conserva el XML enviado. Meses después no puede demostrar qué datos presentó. El control correcto conserva ambos elementos.
Punto de control
No cerrar un aviso sin archivo presentado, acuse, fecha, folio y resultado. Generar alertas cuando el portal devuelva rechazo, prevención o inconsistencia.