Categoría: IX. Riesgo, operaciones y pagos · Fecha de referencia:
Aviso extemporáneo
Definición
Un Aviso extemporáneo es el que se presenta después del plazo establecido. Puede originarse por una falla operativa, falta de información, rechazo técnico, error de calendario o decisión incorrecta.
La presentación tardía no elimina el incumplimiento, pero presentar el aviso tan pronto como se detecta puede ser parte de una respuesta correctiva. La organización debe documentar la causa y prevenir su repetición.
Información adicional relevante
El sistema debe calcular vencimientos, considerar días hábiles, alertar anticipadamente y mantener una cola de pendientes. También debe diferenciar aviso no presentado, aviso rechazado y aviso presentado fuera de plazo.
El análisis de causa raíz debe incluir responsable, falla, impacto, acción correctiva y fecha de cierre. Ocultar el retraso elimina información útil para mejorar el control.
Ejemplo o caso
El aviso se intentó enviar el último día, pero el archivo fue rechazado por un catálogo inválido. El sistema debe registrar el rechazo, corregir el dato, escalar el caso y conservar los dos intentos.
Punto de control
Usar semáforos de vencimiento, doble aprobación antes del envío y alertas escalonadas. Medir retrasos por causa, área y actividad vulnerable.