Categoría: V. Umbrales, avisos y evidencia · Fecha de referencia:
Conservación y resguardo de información
Definición
Es la obligación de custodiar, proteger, mantener disponible y evitar la destrucción, ocultamiento o alteración de la información y documentación relacionada con actividades vulnerables, clientes, operaciones, avisos y cumplimiento. La LFPIORPI vigente contempla un plazo general de conservación de diez años.
Información adicional relevante
La conservación debe incluir documentos originales o copias legibles, datos de identificación, evidencias de verificación, resultados de listas, versiones del riesgo, perfiles históricos, alertas, decisiones, avisos, acuses, capacitación y auditoría cuando corresponda. Deben existir controles de acceso, respaldos, integridad, disponibilidad y recuperación ante incidentes.
Ejemplo o caso
Un expediente fue actualizado y el sistema reemplazó la identificación anterior sin conservarla. Aunque el dato nuevo sea correcto, la empresa perdió evidencia de qué información tenía al momento de una operación pasada. Un sistema adecuado conserva versiones históricas y permite consultar el estado del expediente en la fecha de cada decisión.
Punto de control
La definición debe convertirse en un criterio operativo documentado y verificable.