Categoría: VIII. Registro y medios electrónicos · Fecha de referencia:
Mensaje de Datos
Definición
Un Mensaje de Datos es la información generada, enviada, recibida o archivada mediante medios electrónicos, ópticos o tecnológicos. Incluye formularios, archivos XML, avisos, acuses, correos, notificaciones y registros de sistemas.
El concepto es relevante porque gran parte del cumplimiento se realiza digitalmente. Para demostrar una actuación no basta con afirmar que “se envió”; es necesario conservar el mensaje, su fecha, contenido, destinatario y evidencia de recepción.
Información adicional relevante
La evidencia debe protegerse contra alteraciones y pérdida. Deben existir controles de respaldo, permisos, versiones, sellos de tiempo, hashes o mecanismos equivalentes cuando sean necesarios.
En un CRM/ERP, cada mensaje debe relacionarse con el cliente, operación, aviso, expediente o requerimiento correspondiente. Esto permite reconstruir el flujo completo sin buscar manualmente en correos separados.
Ejemplo o caso
Un aviso se genera con información correcta, pero el archivo enviado al portal contiene una versión anterior. La conservación de ambos mensajes permite identificar el error y explicar la corrección.
Punto de control
Guardar el mensaje original, fecha y hora, usuario, versión, resultado de transmisión, acuse y relación con el expediente. Impedir que los usuarios sobrescriban archivos enviados.