Categoría: VIII. Registro y medios electrónicos · Fecha de referencia:
Requerimiento de información
Definición
El Requerimiento de información es una solicitud formal de datos, documentos, aclaraciones o evidencias emitida por la autoridad. Puede referirse a una operación, un cliente, un periodo, un aviso, un registro o al sistema general de cumplimiento.
Debe tratarse como un caso formal y no como una solicitud informal de correo. La respuesta debe ser completa, oportuna, consistente y aprobada por las personas responsables.
Información adicional relevante
El requerimiento debe desglosarse en preguntas y documentos, asignarse a responsables y controlar el plazo. Es importante evitar respuestas contradictorias entre áreas y conservar la fuente de cada dato.
En CRM/ERP conviene generar un expediente de requerimiento con checklist, tareas, versiones, aprobaciones, fecha de envío y acuse. Si falta información, debe documentarse la razón y la acción de recuperación.
Ejemplo o caso
La autoridad solicita comprobar el origen de recursos de una compraventa y la identidad del pagador. El área comercial tiene el contrato, finanzas el comprobante bancario y PLD el análisis. El sistema coordina la respuesta única.
Punto de control
Controlar folio, fecha de notificación, plazo, documentos, responsables, aprobador y acuse. Escalar automáticamente los pendientes críticos.