Categoría: V. Umbrales, avisos y evidencia · Fecha de referencia:
Trazabilidad
Definición
La trazabilidad es la capacidad de reconstruir de manera completa el origen, desarrollo y resultado de una relación u operación. Incluye quién participó, qué ocurrió, cuándo, por qué monto, con qué documentos, qué reglas se aplicaron, qué alertas surgieron, quién analizó el caso y qué decisión se tomó.
Información adicional relevante
Una trazabilidad sólida conecta CRM, ERP y PLD sin perder el contexto. Debe permitir pasar del cliente a sus contratos, facturas, pagos, documentos, Beneficiarios Controladores, búsquedas en listas, riesgos, alertas, aprobaciones y avisos. No basta con tener archivos dispersos: deben existir identificadores y relaciones que permitan reconstruir la historia.
Ejemplo o caso
Durante una visita, la autoridad solicita explicar por qué se presentó un aviso. La empresa puede mostrar el expediente, el contrato, la factura, el pago, el cálculo de acumulación, la alerta, el análisis del responsable, la aprobación de la REC, el archivo enviado y el acuse. Esa cadena demuestra materialidad y control.
Punto de control
La definición debe convertirse en un criterio operativo documentado y verificable.