La biblioteca Archivos e imágenes reúne recursos que el equipo puede reutilizar en distintos procesos de CRM y de la Suite. Saber qué guardar en cada sección evita subir un recurso al lugar equivocado y ayuda a que campañas, cotizaciones y flujos encuentren los materiales correctos.
Qué se guarda en cada sección
| Sección | Para qué sirve | Ejemplos de uso |
|---|---|---|
| Documentos | Guardar archivos de consulta o que después se adjuntarán a una gestión. | Anexos de cotizaciones, propuestas, fichas técnicas y documentos que se envían por correo. |
| Imágenes | Organizar recursos visuales para insertarlos en comunicaciones y procesos. | Logotipos e imágenes de campañas, plantillas y formatos de tareas de Flow. |
| Formatos | Guardar diseños reutilizables que sirven como base para generar documentos. | Formatos para crear cotizaciones en CRM y reportes en Flow. |
Un Formato cumple una función distinta de un documento terminado: cuando un proceso lo admite, el sistema usa ese diseño para preparar un archivo con la información del registro. Por ejemplo, puedes elegir un formato de cotización al generar una propuesta desde CRM. En Flow, los formatos disponibles se usan en los reportes o tareas que correspondan.
Organiza la biblioteca para que el equipo la aproveche
- En CRM, abre Archivos e imágenes desde el menú de herramientas.
- Selecciona Documentos, Imágenes o Formatos antes de cargar: cada sección conserva sus propias carpetas.
- Crea carpetas con nombres que indiquen el uso o el área, por ejemplo “Campañas”, “Cotizaciones” o “Reportes de Flow”.
- Abre la carpeta de destino y usa la opción para subir el tipo de recurso correspondiente. Revisa el nombre antes de confirmar para que sea fácil encontrarlo después.
- Usa el buscador y las vistas de lista o mosaico para localizar recursos. Desde las acciones del archivo puedes abrirlo, cambiar su nombre, moverlo, reemplazarlo o descargarlo, según el tipo de recurso y tus permisos.
La biblioteca contiene recursos reutilizables. Si el documento debe quedar vinculado a un contacto, oportunidad, cotización o venta concreta, adjúntalo desde la ficha de ese registro, en Archivos adjuntos.
Antes de reemplazar o eliminar un recurso, confirma que el equipo no lo esté usando en una campaña, plantilla, formato o flujo. Mantener nombres claros y revisar la carpeta de destino reduce duplicados y ayuda a conservar una versión confiable.