Archivar y descartar sirven para ordenar la cartera, pero producen resultados distintos. Archivar aparta temporalmente un registro de las listas activas y permite volver a incorporarlo. Descartar deja constancia de que ya no seguirá en el proceso comercial y requiere elegir un motivo.
Por ejemplo, archiva a un prospecto si pidió que lo contactaran más adelante o si el equipo necesita pausarlo sin perder su historial. Descártalo si confirmaste que no corresponde a un prospecto válido. Antes de descartarlo, revisa las oportunidades relacionadas: CRM advierte que esta acción elimina las oportunidades activas y puede incluir las pendientes según la opción elegida.
Elige la acción adecuada
| Acción | Cuándo usarla | Qué debes saber |
|---|---|---|
| Archivar | El contacto debe salir temporalmente del trabajo diario. | Puedes encontrarlo con la situación Archivados y usar Restaurar. |
| Descartar | Confirmaste que no seguirá como prospecto o cliente activo. | Elige un motivo. Revisa el aviso sobre oportunidades activas y pendientes. |
Archivar y localizar un contacto
- Abre Prospectos y busca el registro. Si se trata de un cliente de la cartera, abre Clientes.
- En el menú de acciones del contacto, selecciona Archivar y confirma. El registro deja de aparecer entre los activos, pero conserva su ficha e historial.
- Para localizarlo después, abre los filtros de la lista y en Situación selecciona Archivados.
- En el menú del registro, elige Restaurar y confirma. El contacto vuelve a la cartera activa.
Descartar con un motivo
- Desde el menú del contacto, selecciona Descartar.
- En Razón, elige el motivo que describa mejor el caso. Si seleccionas Otro, escribe una explicación breve para que el equipo entienda la decisión.
- Revisa la casilla Descartar pendientes. CRM muestra una confirmación sobre las oportunidades activas y, según esta selección, también las pendientes que se eliminarán.
- Lee las confirmaciones y continúa solo si el contacto y las oportunidades relacionadas son los correctos.
Recuperar un contacto descartado
Los descartados se consultan desde Prospectos con el filtro Situación > Descartados. Si el registro es tuyo, abre su menú y selecciona Restablecer; si pertenece a otra persona, puede aparecer Reclamar en lugar de esa opción. La acción disponible depende de quién es responsable del registro y de tus permisos. Confirma que el prospecto deba volver a trabajarse antes de restablecerlo.