Un folio ayuda a identificar una propuesta y encontrarla después, sobre todo cuando varias personas generan documentos o cuando cada formato representa una línea de negocio distinta. En CRM, defines desde qué número partir, una serie o prefijo y a qué ejecutivo, grupo o formato se aplicará.
Requisito clave: el formato de cotización debe contener la etiqueta
[FOLIO]. La configuración por sí sola no añade el número a un documento que no tiene ese marcador.Crear un folio
- En CRM, abre Ajustes y entra en Folios. Si no ves esta opción, pide al administrador que revise tu acceso.
- Selecciona Agregar folio. En Folio, escribe el número inicial; en Serie, agrega el prefijo que debe acompañarlo, si corresponde.
- En Tipo, decide el alcance:
- Por ejecutivo: asigna el folio a los ejecutivos que generan documentos.
- Por formato: selecciona los formatos a los que se aplicará. Úsalo si, por ejemplo, las propuestas de servicio y las de equipo deben identificarse por separado.
- Por grupo: asigna el folio al grupo que comparte el proceso comercial.
- Completa los usuarios, grupos o formatos que aparecen según el tipo elegido y selecciona Aceptar para guardar.
Comprueba la asignación
- Si elegiste Por formato, confirma que seleccionaste el formato correcto. La lista aparece al elegir ese tipo.
- Abre una oportunidad de prueba y genera un documento con un formato que incluya
[FOLIO]. - Revisa el PDF para confirmar que el número y la serie aparecen en el lugar previsto. Haz una prueba antes de distribuir el formato al equipo.
Si el número no aparece, verifica tres cosas: que el archivo tenga exactamente [FOLIO], que el folio esté asociado al formato, ejecutivo o grupo correcto y que estés generando el documento desde el registro correspondiente.