En un CRM, una persona, una oportunidad de negocio y una venta son registros distintos porque cada uno responde a una pregunta diferente: ¿con quién hablamos?, ¿qué negocio estamos trabajando? y ¿qué operación se concretó? Upnify CRM los relaciona para que no tengas que duplicar a una persona cada vez que surge un nuevo negocio.
Qué representa cada registro
| Registro | Qué guarda y cuándo usarlo |
|---|---|
| Contacto | La persona con quien se comunica tu equipo. Sus datos sirven de referencia aunque tenga más de una compra o negociación. |
| Prospecto | Un contacto que todavía está en proceso de atención o evaluación comercial. Su fase ayuda a mostrar en qué punto se encuentra ese proceso. |
| Oportunidad | Un posible negocio concreto relacionado con un contacto. Puede tener su propio concepto, monto, fase, certeza y fecha estimada de cierre. |
| Cliente | Un contacto que ya compró o fue convertido en cliente. Puede seguir teniendo oportunidades abiertas o realizar compras posteriores. |
| Empresa | La organización asociada a uno o varios contactos y su actividad comercial. No todos los contactos necesitan estar vinculados a una empresa. |
| Venta | La operación que el equipo registra como concretada. Según el proceso de tu empresa, puede originarse en una oportunidad o registrarse directamente. |
Ejemplo: una persona puede tener varios negocios
Imagina que Sofía trabaja en una empresa interesada en tus servicios. Primero registras sus datos como contacto y la atiendes como prospecto. Después, si solicita una propuesta para dos proyectos distintos, puedes tener una oportunidad para cada proyecto y conservar ambas en el contexto de Sofía. Así, la ficha de la persona no se duplica y cada negociación mantiene su propio monto, fase y fecha.
- Registra a la persona una sola vez. Si pertenece a una organización que conviene agrupar, relaciónala también con su empresa.
- Da seguimiento al proceso comercial desde el registro de prospecto, actualizando la información conforme avanza la conversación.
- Crea una oportunidad cuando exista un negocio identificable. Describe el producto o proyecto para distinguirlo de otras oportunidades de la misma persona.
- Documenta la actividad: agrega un seguimiento después de una llamada o reunión que ya ocurrió; crea un pendiente si necesitas recordar una acción futura.
- Registra el resultado conforme al flujo de ventas de tu empresa. Ser cliente no impide que esa persona tenga otras oportunidades abiertas.
Dónde consultar los registros relacionados
Para revisar la relación, abre la sección de Prospectos y selecciona el nombre de la persona para entrar en su ficha. Revisa sus datos e historial y localiza el bloque de oportunidades relacionadas. Desde allí puedes abrir una oportunidad para consultar sus detalles y fase. La tarjeta de Kanban ayuda a ver esa oportunidad dentro del proceso comercial.
