El reporte de eventos reúne en una sola vista el aforo, las inscripciones, las confirmaciones, la asistencia y los resultados comerciales asociados. Sirve para entender si la convocatoria está llegando a su objetivo, preparar recursos antes de la fecha y decidir qué seguimiento hacer después. Para interpretar bien los datos, conviene observar el recorrido completo y la base de cada porcentaje.
Sigue las etapas del evento
El reporte puede mostrar capacidad, empresas, registros, confirmaciones, asistentes, oportunidades y ventas. No todos los eventos buscan lo mismo: una sesión informativa puede priorizar registros y asistencia; una presentación comercial puede además observar las oportunidades generadas.
| Indicador | Qué compara | Qué te permite revisar |
|---|---|---|
| Registrados | Registros respecto al aforo. | Si la convocatoria está ocupando la capacidad. |
| Confirmados | Confirmaciones respecto a los registros. | Cuántos inscritos prevén participar. |
| Asistentes | Presencias registradas respecto a los registros. | Cuántas personas inscritas llegaron. |
| Oportunidades y ventas | Resultados comerciales asociados al evento. | Qué seguimiento comercial ocurrió después. |
En el ejemplo, el evento tiene aforo de 30, seis personas registradas y tres confirmadas: 20 % de registros respecto al aforo y 50 % de confirmaciones respecto a los registros. La asistencia figura en cero porque nadie fue marcado como presente. Como la captura corresponde a una demostración, ese cero no representa una tasa real de inasistencia.
Elige filtros que permitan una comparación justa
Usa los filtros de periodo, situación, categoría y agrupación para enfocar la pregunta. Puedes agrupar por evento, categoría u otras dimensiones disponibles en tu reporte. Compara eventos de tamaño y formato similares y periodos equivalentes; un taller con cupo pequeño no se evalúa igual que un webinar abierto.
Antes de interpretar una tasa baja, revisa si ya terminó el evento y si el equipo registró la asistencia. Por ejemplo, 50 % de confirmación puede representar tres de seis personas, como en la captura. La cifra tiene más sentido cuando se acompaña de la cantidad real y del contexto de la convocatoria.
Convierte los resultados en acciones
- Antes: revisa el aforo y los registros para preparar el espacio o el acceso virtual.
- Antes de iniciar: identifica quién confirmará la lista y capturará la asistencia.
- Después: actualiza solo las presencias verificadas y revisa oportunidades o ventas asociadas.
- En la siguiente convocatoria: ajusta invitaciones, recordatorios o seguimiento según la etapa con mayor caída.
Si hay registros pero pocas confirmaciones, prueba mejorar la invitación o el recordatorio. Si hay asistencia pero pocas oportunidades, revisa cómo se capturan las necesidades de las personas y quién les da seguimiento. El reporte orienta la investigación; no prueba por sí solo que el evento haya causado una venta.