En ERP, el registro de Cliente representa a la organización con la que tu empresa realiza operaciones. Ahí puedes reunir sus datos generales, una o varias razones sociales y las personas de contacto que se relacionan con ella. CRM complementa esta información con el registro y seguimiento de esas personas.
Esta separación ayuda a evitar duplicados: si una empresa tiene varios contactos o más de una entidad fiscal, normalmente se administran como relaciones dentro del mismo cliente en ERP, no como empresas independientes.
Cuándo conviene administrar el cliente desde ERP
Hazlo cuando necesites preparar cotizaciones o pedidos, identificar a quién se factura, organizar clientes por industria o grupo corporativo, o mantener juntos los datos de distintas personas de una misma organización. Por ejemplo, el área comercial puede hablar con Mariana Soto mientras las facturas se emiten a la razón social de Aire Norte Instalaciones.
Crear un cliente y relacionarlo con un contacto
- En ERP, abre Ajustes y entra al catálogo Clientes.
- Selecciona +Nuevo y registra los datos generales de la organización: nombre, teléfono, sitio web, ubicación, número de empleados y, cuando corresponda, grupo corporativo, industria, responsable o condición de pago.
- En Razón social, captura el nombre legal y los datos fiscales que se usarán en documentos. Si la empresa factura con más de una entidad legal, registra cada razón social desde este apartado.
- Activa Datos de contacto y agrega a la persona con quien el equipo se comunicará. Incluye su nombre, apellidos, correo y teléfono; estos datos identifican a la persona, no a la razón social.
- Guarda y abre la ficha del cliente para comprobar que la empresa, la razón social y el contacto quedaron vinculados.
Al crear un cliente con datos de contacto en este flujo, ERP crea o relaciona el registro de la persona en CRM y lo identifica como cliente. Así, el equipo puede consultar y dar seguimiento a la persona desde CRM, mientras ERP conserva los datos de la empresa y sus documentos comerciales.
Qué información corresponde a cada producto
| En ERP | En CRM | Cómo se relacionan |
|---|---|---|
| Empresa, grupo corporativo, industria, razones sociales y datos para documentos de venta. | La persona de contacto, sus datos, interacciones y seguimiento comercial. | La persona queda asociada a la empresa; el equipo puede trabajar el contacto en CRM y utilizar los datos de cliente en las operaciones de ERP. |
| Una organización puede tener varias razones sociales y más de un contacto. | Cada persona conserva su propio registro e historial. | Agrega otra razón social o contacto dentro de la ficha existente cuando pertenezca a la misma organización. |
Revisar y mantener la relación
En el listado de clientes puedes localizar la empresa y revisar los contadores de contactos y razones sociales. Abre la ficha para consultar sus datos y la tabla de contactos. Si una persona ya existe, comprueba sus datos antes de crear otra; si pertenece a la empresa, agrégala como contacto de ese cliente para que la operación comercial conserve el contexto correcto.