Al dar seguimiento a una cotización o pedido es fácil confundir dos datos distintos: el tipo de seguimiento describe una actividad registrada por el equipo; la certeza expresa la estimación comercial de una oportunidad de CRM. Ninguno reemplaza el estado de una cotización o pedido en ERP ni indica si ya se pagó.
Configura tipos de seguimiento
Abre CRM > Ajustes > Catálogos > Tipos de seguimiento. Revisa las opciones actuales para no duplicarlas. Selecciona +Nuevo, asigna un nombre concreto y elige si podrá utilizarse con prospectos, clientes o ambos, de acuerdo con el campo de clasificación disponible. El nombre debe ayudar a entender qué hizo el equipo, no describir el estado del pedido.
Ejemplos: Revisión de cotización, Confirmación de pedido o Seguimiento posventa. Al registrar la actividad, selecciona el tipo que mejor describa la interacción. Ese tipo clasifica el seguimiento; por sí mismo no crea una tarea, no envía una notificación ni cambia una cotización.
Configura los niveles de certeza
En CRM > Ajustes > Catálogos > Certezas, revisa los niveles y las descripciones existentes. Cada opción combina un porcentaje con una guía para que las personas evalúen las oportunidades de forma parecida. Conserva una escala clara y evita porcentajes duplicados o descripciones ambiguas.
Por ejemplo, tu equipo podría usar Baja (30%) mientras valida necesidades, Media (60%) después de confirmar interés y Alta (90%) cuando el cliente ya revisa una propuesta concreta. Son criterios que la empresa define; el porcentaje no se calcula solo ni garantiza el cierre.
Qué dato usar en cada momento
| Dato | Qué representa | Qué no significa |
|---|---|---|
| Tipo de seguimiento | La actividad registrada en el historial, por ejemplo, revisar una cotización con el cliente. | No cambia el estado, los importes o el pago de la cotización o del pedido. |
| Certeza | Estimación comercial de una oportunidad de CRM. | No confirma una venta, no representa un porcentaje de pago ni modifica automáticamente el documento de ERP. |
| Estado del documento ERP | La situación propia de una cotización o pedido en ERP. | No se infiere a partir de una certeza o un tipo de seguimiento. |
Si una cotización está vinculada a una oportunidad, actualiza la certeza en esa oportunidad cuando cambie tu evaluación comercial. Registra la llamada, reunión u otra actividad con el tipo de seguimiento adecuado. Si el proceso ya generó un pedido, consulta su estado directamente en ERP. Así cada dato conserva su significado.
Ejemplo práctico
- La ejecutiva envía una cotización asociada a la oportunidad de una empresa.
- Después de revisarla con el cliente, registra Revisión de cotización en el historial.
- Al conocer presupuesto y fecha de decisión, actualiza la certeza de la oportunidad con el criterio acordado por el equipo.
- Cuando se genera el pedido, revisa su estado en ERP. La certeza no confirma la venta ni sustituye el seguimiento del pedido.
Separar actividad, estimación y estado del documento evita falsas expectativas y hace más confiable el seguimiento comercial.