Las cuentas por cobrar reúnen importes pendientes derivados de ventas y facturas. Consultarlas ayuda a priorizar seguimientos, identificar vencimientos y saber qué pagos ya se aplicaron. Al registrar un cobro, el saldo de la cuenta refleja el dinero recibido; por eso es importante no capturar pagos prometidos o aún no confirmados.
Consultar una cuenta no registra dinero. Para conservar un historial confiable, aplica el cobro solo cuando confirmes que el pago ya ingresó o fue recibido.
Consultar y priorizar cuentas pendientes
- Abre ERP > Cuentas por cobrar.
- Busca por cliente, folio de venta o factura y aplica filtros disponibles para acotar el periodo o la situación.
- Revisa concepto, usuario, vencimiento, días vencidos, situación, folio de venta, folio de factura y método de pago. Usa esos datos para distinguir un saldo próximo a vencer de uno vencido.
- Abre la cuenta para confirmar el saldo y revisar su relación con la venta y la factura antes de contactar al cliente.
En el menú encontrarás opciones como Modificar, Aplicar a bancos y Relacionar con bancos. La selección depende de lo que realmente ocurrió:
| Acción | Cuándo usarla | Resultado esperado |
|---|---|---|
| Aplicar a bancos | El cliente ya pagó y vas a registrar el ingreso en una cuenta bancaria de ERP. | Capturas el importe recibido y los datos del movimiento; el saldo pendiente se actualiza según lo aplicado. |
| Relacionar con bancos | El movimiento ya existe en el registro bancario y necesitas vincularlo con esta cuenta por cobrar. | Concilias un ingreso existente; evita volver a registrar el mismo dinero. |
| Modificar | Necesitas revisar o corregir datos editables de la cuenta según tus permisos. | Actualiza los datos permitidos; no equivale a registrar un pago. |
Registrar un pago recibido
- En la cuenta correcta, elige Aplicar a bancos.
- Selecciona la cuenta bancaria que recibió el dinero y confirma que la moneda y la cuenta sean las apropiadas.
- Captura la forma de pago, el importe efectivamente recibido, la fecha y la referencia de transferencia o depósito, si existe.
- Si fue un pago parcial, registra solo ese importe. No marques como liquidada una cuenta cuyo saldo restante sigue pendiente.
- Si corresponde emitir un comprobante fiscal de pago para una factura PPD, revisa la sección Complemento de pago (REP) y completa los datos que solicite ERP. El REP documenta fiscalmente el pago; no sustituye el registro de la entrada bancaria.
- Revisa los datos y guarda cuando estés seguro de que coinciden con el movimiento real. Después consulta de nuevo el saldo y el historial.
Para conocer el vínculo entre PPD, el registro de pagos y el REP, revisa Cómo generar CFDI, gestionar PUE o PPD y emitir complementos de pago. El SAT explica los datos del comprobante de recepción de pagos.
Si una factura pendiente es de $12,000 y recibes un abono de $4,500, registra $4,500 con su fecha real. El saldo restante seguirá pendiente y podrás aplicar otro cobro cuando llegue.
Después de registrar o relacionar
Vuelve al listado y verifica que el saldo, la situación y el movimiento correspondan al pago aplicado. Si el dinero ya se capturó en bancos, relaciónalo en vez de registrarlo otra vez. Si la cuenta o el importe no corresponden, detente y consulta a la persona administradora antes de duplicar o modificar movimientos.