El estado de una factura te ayuda a saber si el documento se emitió, sigue como prefactura, fue cancelado o requiere atención por un error. Antes de corregir una operación, consulta el registro y el archivo asociado: cancelar un CFDI tiene efectos fiscales y no equivale a borrar una venta.
Una prefactura todavía no es un CFDI timbrado. Si el comprobante ya está facturado, cualquier corrección debe seguir el proceso de cancelación y, cuando aplique, sustitución ante el SAT.
Consultar el estado en ERP
- Abre ERP > Facturas.
- Localiza el documento por folio, fecha, concepto o cliente. Si el listado contiene muchos registros, utiliza búsqueda y filtros para reducir los resultados.
- Revisa la columna Situación, además del total y el monto pagado. Comprueba también que folio y operación correspondan al pedido esperado.
- Abre el menú de acciones del renglón. Usa Visualizar archivo o Descargar para revisar el documento; Enviar por correo permite compartirlo con el cliente desde el flujo disponible.
| Situación visible | Qué significa para tu revisión |
|---|---|
| Facturada | ERP muestra un documento emitido. Revisa el archivo y sus datos fiscales antes de decidir si requiere corrección. |
| Prefactura | Es una preparación previa; verifica si falta confirmar la emisión. No la confundas con un CFDI emitido. |
| Cancelada | El comprobante aparece cancelado. Si la venta sigue vigente, confirma si se emitió un documento sustituto y revisa el historial. |
| Error! | Hay un problema que requiere investigar el documento y el proceso de emisión. Abre el detalle o consulta a tu administrador/asesor antes de volver a intentar para evitar duplicados. |
Corregir un CFDI ya emitido
Un CFDI emitido no se edita directamente como si fuera un borrador. Si hay un dato fiscal, importe o concepto incorrecto, primero determina si se requiere cancelar el comprobante y emitir uno nuevo, o si corresponde otro motivo fiscal. En el menú de la factura pueden aparecer acciones como Cancelar y Cancelar y volver a facturar; usa esta última solo cuando la operación debe conservarse y se emitirá un comprobante corregido.
Al cancelar, selecciona el motivo que corresponda a la realidad de la operación. Entre los motivos del esquema del SAT están: error con relación (requiere identificar el CFDI sustituto), error sin relación, operación no realizada y operación nominativa relacionada con una factura global. El SAT puede requerir aceptación del receptor de acuerdo con las condiciones aplicables. Consulta su proceso de cancelación y el esquema vigente de cancelación; no elijas un motivo solo para acelerar el trámite.
- Guarda o identifica el UUID del CFDI original y revisa si ya existe un comprobante sustituto.
- Elige en ERP la acción de cancelación que corresponda y completa los datos solicitados.
- Si el motivo requiere sustitución, prepara y emite el nuevo CFDI conforme al flujo de facturación antes de asociar el UUID sustituto.
- Consulta de nuevo el estado en ERP y verifica el resultado en los mecanismos oficiales del SAT cuando necesites confirmar la situación fiscal.
Si el documento todavía está como prefactura, corrige los datos en la preparación antes de emitirlo. La cancelación aplica a un CFDI emitido.
Revisar el efecto en la operación
Cancelar una factura no siempre cancela la venta o el pedido que la originó. Revisa por separado el estado comercial, el saldo de cuentas por cobrar y cualquier cobro o complemento relacionado. Si se necesita una factura sustituta, comprueba que el cliente reciba el nuevo archivo y que no permanezcan saldos duplicados.