ERP permite adaptar la operación de dos maneras distintas: las opciones generales controlan cómo se comportan algunos procesos de la empresa, mientras que los campos personalizados agregan datos propios a un tipo de registro. Un campo guarda información, pero no cambia las reglas del sistema; por eso conviene mantener separados ambos recorridos.
¿Qué necesitas configurar?
Opciones generales: reglas como exigir comprobantes, actualizar monedas o crear documentos al registrar una venta.
Campos personalizados: datos que faltan en un formulario de empresa, cotización, pedido, producto o recurso.
Campos personalizados: datos que faltan en un formulario de empresa, cotización, pedido, producto o recurso.
1. Configurar opciones generales de ERP
Abre ERP > Ajustes > Opciones generales del sistema. Estas reglas ayudan a reducir omisiones y automatizar pasos repetidos. Antes de activarlas, confirma con administración, compras o contabilidad cómo debe operar cada proceso.
| Opción | Qué controla | Cuándo conviene usarla |
|---|---|---|
| Requerir un archivo al crear una cuenta por pagar/cobrar | Solicita un archivo al registrar la cuenta. | Cuando cada obligación o ingreso debe tener respaldo desde su creación, como una factura o solicitud. |
| Requerir un archivo al aplicar una cuenta como pagada/cobrada | Pide evidencia al marcar la cuenta como liquidada. | Cuando el equipo debe guardar el comprobante de pago o depósito junto al registro. |
| Configurar concepto de cuenta por cobrar al adjuntar una factura | Permite definir el concepto usado en la cuenta por cobrar relacionada. | Para mantener una clasificación uniforme al adjuntar facturas a cuentas por cobrar. |
| Configurar concepto de cuenta por pagar al adjuntar una factura | Permite definir el concepto usado en la cuenta por pagar relacionada. | Para clasificar de forma consistente los compromisos con proveedores. |
| Actualizar moneda todos los días | Activa la actualización diaria de la moneda. | Cuando la operación necesita mantener al día sus referencias de tipo de cambio; confirma que corresponda a la política de la empresa. |
| Crear una cuenta por cobrar en ERP al realizar una acción en CRM o ERP | Ofrece “Ninguna” o “Al realizar una venta”. | Elige la opción de venta si registrar una venta debe generar también la cuenta por cobrar correspondiente. |
| Crear una orden de surtido en ERP al realizar una acción en CRM o ERP | Ofrece “Ninguna” o “Al realizar una venta”. | Actívala si al registrar una venta también debe iniciarse una orden para preparar los productos. |
- Revisa el efecto de cada control con el área responsable.
- Marca las casillas que correspondan y, para las reglas automáticas, selecciona Ninguna o Al realizar una venta.
- Haz clic en Aceptar para aplicar cambios o en Cancelar para salir sin guardarlos.
- Realiza una operación de prueba autorizada y comprueba que el sistema solicite el archivo o cree el documento esperado.
Ejemplo
Si al registrar una venta el equipo necesita iniciar el cobro y preparar los productos, configura esas opciones como “Al realizar una venta”. Si los documentos deben crearse manualmente, selecciona “Ninguna”.
2. Crear campos personalizados
Un campo personalizado guarda información que tu empresa necesita y que no existe entre los campos estándar. Primero eliges en qué tipo de registro se almacenará; después defines cómo se captura. El campo queda asociado a esa entidad: uno creado para Productos no es general para todos los documentos de ERP.
Entra a ERP > Ajustes > Campos personalizados y selecciona una entidad en el menú superior:
| Entidad | Dónde se utiliza | Ejemplo |
|---|---|---|
| Empresas | Ficha de una empresa cliente. | Zona de servicio o nivel de atención. |
| Cotización | Cotización comercial. | Vigencia especial o referencia del proyecto. |
| Pedidos | Pedido u orden de operación. | Prioridad de surtido o instrucciones internas. |
| Productos | Ficha del catálogo de productos. | Material, familia técnica o código interno. |
| Recursos | Registro de un recurso administrado en ERP. | Clasificación o atributo propio del recurso. |
Para qué sirve cada ajuste del campo
| Ajuste | Qué hace | Cómo elegirlo |
|---|---|---|
| Nombre | Etiqueta que verá la persona en el registro. | Usa un nombre corto y claro, como “Nivel de servicio”. |
| Nombre en la base de datos | Identificador técnico que el sistema deriva del nombre. | Revísalo para distinguir campos similares; normalmente se genera mientras escribes. |
| Descripción | Indica qué información debe capturarse. | Explica el formato esperado o cuándo usar el campo. |
| Tipo | Define qué valores se pueden ingresar. | Texto para respuesta corta; Memo para notas largas; Lista para elegir una opción; Lista checks para varias; Lista radio para una selección única; Fecha para fechas; Números enteros o decimales para cantidades; Porcentaje para tasas; Check texto para una casilla; Autoincrementable o UUID para identificadores generados. “Lista texto” permite opciones según el control disponible. |
| Restricción | Controla si el valor se puede repetir y si es obligatorio. | “Sin restricción” permite valores vacíos y repetidos; “Obligatorio” exige valor; “Único” evita duplicados; “Único y obligatorio” combina ambas reglas. Las opciones pueden variar según el tipo. |
| Tamaño | Controla el ancho visual del campo (25%, 50%, 75% o 100%). | Elige el espacio según la longitud esperada; no limita el contenido. |
| Caracteres | Define el máximo de caracteres en tipos de texto que muestran esta opción. | Usa un límite suficiente; no lo confundas con el ancho visual. |
| Solo lectura | Muestra el valor sin permitir edición manual desde el formulario. | Actívalo cuando el dato debe consultarse, pero no cambiarse desde esa pantalla. |
- Selecciona la entidad correcta en el menú superior.
- Haz clic en Nuevo.
- Escribe el nombre y una descripción que ayude al equipo a capturar el dato.
- Elige el tipo y configura restricciones, tamaño y caracteres cuando aparezcan.
- Revisa la vista previa y guarda después de confirmar la ubicación y el comportamiento.
Ejemplo
Para clasificar empresas por atención, selecciona Empresas, crea “Nivel de servicio” como Lista con opciones Estándar, Preferente e Integral y marca Obligatorio si todas las fichas deben incluirlo. Para comentarios libres, crea un campo Memo.
Antes de crear un campo, acuerda con el equipo qué dato se necesita y quién lo mantendrá. Un campo claro en la entidad correcta facilita completar registros; las opciones generales, en cambio, gobiernan procesos de ERP.