Antes de registrar compras y ventas conviene preparar los catálogos que ERP usará como referencias. Esto reduce capturas repetidas y evita que cada persona escriba los nombres de productos, proveedores o condiciones de forma distinta.
La configuración puede variar según el país, los módulos contratados y la forma de operar de la empresa. Empieza con lo que necesitas para tu primer proceso y amplía los catálogos cuando el equipo esté listo para usarlos.
1. Confirma el acceso y revisa las opciones generales
- Entra a Upnify Suite y abre ERP.
- Ve a Ajustes y revisa Opciones generales del sistema. Confirma los parámetros que determinan cómo trabajará la empresa.
- Si usarás facturación, revisa primero los datos fiscales y la configuración de facturación electrónica correspondiente a tu país. No actives ni captures información fiscal de producción en una cuenta de prueba.
- Identifica qué configuraciones requieren permisos de administrador. Si una opción no aparece, solicita al Super Administrador que confirme tu acceso.
2. Prepara productos y unidades
Da de alta primero los productos o servicios que realmente necesitas para probar un flujo. Organízalos con una clave reconocible y define la unidad, línea, marca o modelo si tu operación usa esos datos. Revisa costos y precios antes de utilizarlos en una transacción.
Ejemplo: el producto ficticio Kit de mantenimiento preventivo usa el SKU ERP-DOC-01. La clave ayuda al equipo a encontrarlo en el catálogo y distinguirlo de artículos con nombres similares.
3. Completa los catálogos que necesita tu primer proceso
| Catálogo | Cuándo prepararlo | Ejemplo de uso |
|---|---|---|
| Proveedores | Antes de registrar compras. | Identificar la empresa a la que se solicitarán productos o servicios. |
| Almacenes | Antes de registrar existencias o movimientos por ubicación. | Separar una bodega central de una sucursal. |
| Clientes | Antes de registrar operaciones de venta para una empresa cliente. | Conservar los datos de la organización y su relación comercial. |
| Monedas, condiciones de pago e impuestos | Antes de cotizar, comprar, vender o revisar importes que los utilicen. | Usar la moneda y condición que corresponden a la operación. |
| Bancos y folios | Antes de registrar movimientos bancarios o documentos que deban numerarse. | Identificar la cuenta bancaria o llevar una secuencia documental. |
4. Haz una prueba pequeña antes de cargar todo
- Elige un proceso sencillo, como registrar un producto y un proveedor ficticios.
- Confirma que los catálogos necesarios aparecen en los formularios de compra o venta.
- Revisa filtros y permisos con la persona que realizará cada tarea.
- Cuando el recorrido funcione, completa los demás productos y registros.