La recepción de una compra registra la mercancía que llegó físicamente al almacén. Hacerlo por la cantidad real evita dar por recibidos productos que siguen en tránsito y ayuda a que inventario y compras mantengan el mismo avance.
Abre la entrada pendiente
Después de confirmar una compra, localiza la entrada pendiente que se generó para el almacén. Revisa el proveedor, la orden de compra, el almacén y los productos. La entrada es donde registras la recepción; confirmar una orden por sí solo no incrementa existencias.
Registra solo lo que llegó
En la entrada, revisa la cantidad pedida y captura en la columna de ingreso la cantidad recibida en esta entrega. El formulario también muestra la cantidad faltante. Si recibiste solo una parte, registra esa parte y conserva el resto como pendiente.
En el ejemplo, la orden tiene 12 kits de mantenimiento y el proveedor entrega 5. Registra 5 como entrada; no captures 12 si las otras 7 unidades todavía no llegaron.
ERP suma al almacén la cantidad que registraste en la entrada. El saldo no recibido permanece pendiente para completar la compra en otra entrega.
Verifica el estado parcial
Al guardar, vuelve a la lista de entradas pendientes y confirma que la recepción aparezca como parcial. El ejemplo conserva 7 unidades por recibir. Así el equipo sabe que el pedido sigue abierto y puede preparar el seguimiento con el proveedor.
Consulta el detalle y continúa después
Abre el detalle para revisar la cantidad que entró, la que falta y el almacén asociado. Cuando llegue el resto, vuelve a la entrada pendiente y registra la nueva cantidad. Comprueba que el acumulado recibido y el saldo restante correspondan con la entrega real.
Ejemplo de dos entregas
| Entrega | Cantidad recibida | Saldo por recibir |
|---|---|---|
| Primera entrega | 5 | 7 |
| Segunda entrega | 7 | 0 |
Si la segunda entrega contiene las 7 unidades restantes, registra únicamente esas 7. Al terminar, valida el estado final y que el saldo pendiente sea cero.
Si la mercancía está dañada, no coincide con la orden o se recibe en otro almacén, detén la captura y sigue el procedimiento acordado con el área de compras antes de confirmar la entrada.