Las notificaciones ayudan a que una tarea no dependa de que alguien revise manualmente cada lista. Puedes decidir qué eventos de Flow generan avisos y en qué canales los reciben los usuarios, por ejemplo, al asignar una tarea, cambiarla de fase, completar una actividad o mencionar a alguien en un comentario.
Esto es útil cuando el equipo trabaja en diferentes turnos o cuando una fase requiere que otra persona intervenga. Conviene habilitar señales que ayuden a actuar y evitar canales que solo generen ruido.
Elegir eventos y canales de aviso
- Abre Flow > Ajustes > Notificaciones.
- Revisa la lista de eventos, como Cambio de fase tarea, Nueva tarea asignada, Mención en comentario o Tareas vencidas.
- Para cada evento, revisa las columnas de canales disponibles y activa las que el equipo debe recibir.
- Guarda los cambios si el sistema lo solicita y confirma que una notificación de prueba llegue por el canal elegido.
Requisito para recibir avisos por WhatsAppPara que las notificaciones de Flow lleguen al WhatsApp de una persona colaboradora, esta debe tener un teléfono móvil de 10 dígitos configurado en Mi cuenta o haber activado la verificación en dos pasos. La persona puede configurar estos datos desde su cuenta; también puede hacerlo el superadministrador desde Mi organización. Después, confirma que el canal de WhatsApp esté activado para el evento correspondiente en la matriz de notificaciones.Aviso de cambio de fase o comunicación de fase
Si solo necesitas que una persona se entere de que la tarea cambió de fase, habilita el evento Cambio de fase tarea en los canales adecuados. El aviso informa del evento y ayuda al usuario a abrir la tarea para continuar.
Si el proceso requiere enviar una comunicación con contenido definido al avanzar por una fase, entra a Flow > Ajustes > Flujos de trabajo, abre el flujo y edita la fase correspondiente. En sus opciones de comunicación, identifica si el mensaje es interno o externo y selecciona el medio, la plantilla y el momento cuando esas opciones estén disponibles. La disponibilidad depende de las plantillas y canales configurados en la cuenta.
Definir si cada persona puede cambiar sus preferencias
En la parte inferior de la configuración de empresa puede aparecer la opción Evitar que los usuarios cambien su configuración de notificaciones. Si se activa, la empresa administra centralmente estas preferencias; si queda desactivada, cada persona conserva la posibilidad de ajustar las opciones personales permitidas.
Antes de bloquear cambios, acuerda con el equipo cuáles avisos son necesarios. Por ejemplo, una operación de solicitudes puede necesitar alerta móvil para cambios de fase y tareas vencidas, mientras que el correo puede reservarse para mensajes que requieren un registro más fácil de consultar.