Una plantilla evita que cada persona redacte desde cero las instrucciones de una tarea frecuente. En Flow puedes reutilizar una plantilla de tarea para dar contexto e indicaciones, y una plantilla de lista para organizar los pasos que se deben completar. Son útiles cuando el equipo repite visitas, instalaciones, revisiones o entregas y necesita conservar un estándar.
Por ejemplo, una visita de mantenimiento puede partir de una descripción común y usar una lista con la revisión inicial, el informe del servicio y las fotografías finales.
Por qué existen dos tipos de plantilla
Flow separa estas plantillas porque una tarea tiene dos niveles que conviene reutilizar por separado: la información de la tarea principal y los pasos que se ejecutan dentro de ella. Así puedes estandarizar el encargo completo, la revisión que lo acompaña o ambas cosas.
| Tipo | Qué reutiliza | Cuándo conviene |
|---|---|---|
| Plantilla de tarea | La base de la tarea: título, descripción, etiquetas, responsables y, si la configuras, archivos y subtareas. | Cuando repites el mismo tipo de encargo y quieres iniciar con el contexto y los datos habituales. |
| Plantilla de subtareas (lista de verificación) | Una lista reutilizable de pasos dentro de una tarea. Puede incluir pasos obligatorios o secuenciales, formularios y solicitud de archivos. | Cuando las tareas varían, pero deben pasar por los mismos controles o reunir la misma evidencia. |
En pocas palabras: la plantilla de tarea prepara el encargo; la plantilla de subtareas guía cómo completarlo. No son dos nombres para lo mismo.
En algunos controles, el segundo tipo puede aparecer como Plantilla de subtareas y en otros como Plantilla de subtareas. Ambos se refieren a la lista reutilizable, no a un tercer tipo.
Crear una plantilla de tarea
- Abre Flow > Ajustes > Plantillas de trabajo y selecciona +Nuevo.
- Elige Plantilla de tarea, escribe un título fácil de identificar y redacta las instrucciones en Descripción.
- Si aplica, agrega etiquetas, responsables, archivos y subtareas que ayuden a ejecutar la tarea.
- Guarda y revisa cómo aparece en el listado. Selecciónala al crear una tarea o al configurar el flujo cuando corresponda.
Crear una lista de verificación
- Selecciona +Nuevo y elige Plantilla de subtareas.
- Asigna un nombre y una descripción que indiquen qué proceso cubre.
- Agrega los pasos en el orden en que deben realizarse. Puedes marcarlos obligatorios o secuenciales cuando el proceso lo requiera.
- Cuando sea útil, incorpora un formulario existente o configura un paso para recibir archivos.
- Guarda y usa la lista en tareas que necesiten el mismo control.
Qué conviene dejar en cada recurso
- Plantilla de tarea: propósito, contexto e instrucciones generales.
- Lista de verificación: pasos que se marcan, responden o respaldan con evidencia.
- Formulario: datos estructurados que necesitas comparar o consultar después.
Revisa las plantillas cuando cambie el proceso. Elimina pasos que ya no aporten valor; si cada persona realiza uno de forma distinta, conviértelo en una instrucción o evidencia clara.