Flow · Ajustes

Cómo crear un flujo y configurar sus fases

Organiza el trabajo en un flujo, define sus etapas y prepara el recorrido que seguirá cada tarea.

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Publicado el 29 de octubre de 2026

Un flujo de trabajo define las etapas por las que puede pasar una tarea. Ayuda a que el equipo sepa qué sigue, quién debe actuar y cuándo avanzó el trabajo. En vez de depender de instrucciones dispersas, puedes representar el proceso completo con fases visibles. Cada tarea pertenece al flujo y su fase indica su estado actual; una fase no es una tarea nueva.

Por ejemplo, un equipo que atiende solicitudes internas puede usar Recibida > En revisión > En proceso > Validación final.

Crear el flujo

Abre Flow > Ajustes > Flujos de trabajo.
Selecciona Nuevo y escribe un nombre que describa el proceso, por ejemplo, Atención de solicitudes internas.
Define un prefijo para identificar sus tareas. Si tu empresa trabaja con un plazo objetivo, configura el tiempo máximo/SLA acordado.
En Fases del flujo, escribe las etapas en el orden en que debe avanzar el trabajo. Separa cada nombre con coma.
Revisa opciones como plantilla inicial, fecha visible, comunicaciones por SLA o trabajo sin conexión. Guarda cuando la configuración esté lista.

Formulario de Flow para crear un flujo con nombre, prefijo, plazo y fases — Al crear el flujo, define un nombre reconocible y escribe las fases en el orden de trabajo.

Configurar y mantener las fases

Después de crear el flujo, abre su nombre para revisar la lista de fases. Desde ahí puedes ajustar cada etapa y, según las necesidades del proceso, definir color, responsable, acción o tiempo máximo. Estos datos ayudan a que la fase indique tanto el estado como lo que debe suceder para que el trabajo continúe.

Listado de cuatro fases del flujo Centro de ayuda en orden — La lista conserva el orden del proceso y permite revisar las acciones, responsables y plazos de cada fase.

Ejemplo: atender una solicitud

En Recibida se registra el caso; en En revisión se confirma qué hace falta; en En proceso alguien lo resuelve; y en Validación final se comprueba el resultado antes de cerrar. Si vuelve a requerir trabajo, mueve la tarea a la fase que refleje su estado en vez de crear otra para el mismo caso.

Diseñar fases útiles

Usa nombres cortos que describan un estado o una acción verificable.
Incluye etapas que ayuden a decidir o a saber qué sigue.
Define responsables y plazos donde haya una entrega entre personas o equipos.
Prueba el flujo con una tarea sencilla y confirma que todos saben cuándo moverla.

Cuando cambie el proceso, ajusta sus fases para que reflejen el trabajo real. Si necesitas pasos repetibles dentro de una tarea, compleméntalo con una plantilla de trabajo o una lista de verificación.