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Cómo distribuir tareas automáticamente con reglas

Asigna tareas nuevas al equipo según el flujo, los criterios de coincidencia y la carga de trabajo.

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Publicado el 29 de octubre de 2026

Cuando varias personas reciben tareas nuevas, asignarlas a mano puede causar retrasos o concentrar el trabajo en alguien. Las reglas de distribución dirigen tareas al equipo que corresponde y definen cómo repartir la carga. Son útiles para solicitudes de soporte, visitas, revisiones o cualquier flujo con entradas frecuentes.

Una regla combina el flujo al que aplica, las personas que pueden recibir tareas y un criterio de asignación. Puedes afinarla con condiciones de coincidencia y horarios.

Configurar una regla

Abre Flow > Ajustes > Reglas de distribución y selecciona +Nuevo.
Escribe un título que indique qué tareas atiende la regla y una descripción breve para explicar su propósito al equipo administrador.
Selecciona el Flujo de trabajo correspondiente.
Elige los Responsables que recibirán las tareas.
Selecciona el criterio: Revólver reparte por turnos, Puntualidad considera el cumplimiento y Menos tareas busca equilibrar la carga activa.
En Criterios de coincidencia, agrega filtros si la regla debe aplicar solo a una fase, etiqueta, persona que realiza o persona que creó la tarea.
Si debe operar solo en ciertos momentos, configura días y horario. Guarda y confirma que esté habilitada para que se aplique.

Editor de regla de distribución con nombre, flujo y criterio Revólver — Asocia el flujo y el método, y completa responsables y filtros antes de guardar.

Ejemplo: solicitudes de soporte

Si las tareas nuevas del flujo Centro de ayuda deben repartirse entre dos personas, selecciónalas como responsables y usa Revólver para alternar la asignación. Si una categoría debe atenderla otro equipo, crea un criterio específico por etiqueta o fase.

Evitar que las reglas se estorben

Antes de activar una regla, confirma que el flujo y sus filtros describan las tareas que quieres distribuir. Un filtro muy amplio puede incluir casos de otro equipo; uno muy restrictivo puede dejar tareas fuera. Si hay varias reglas para el mismo flujo, procura que sus criterios sean claros y no se traslapen.

Usa una regla general para el trabajo habitual y filtros específicos para excepciones claras.
Selecciona responsables que tengan acceso al flujo y puedan atender ese tipo de tarea.
Revisa los horarios si el equipo solo debe recibir tareas durante ciertos turnos.
Crea una tarea de prueba que cumpla las condiciones y confirma quién quedó asignado.

La regla ayuda con la asignación inicial. Después, el equipo puede reasignar una tarea si cambian la carga o la persona responsable.