Upnify Flow permite organizar procesos de trabajo que se repiten en el equipo, por ejemplo atender solicitudes, preparar entregas o coordinar incorporaciones. Para entender cómo se ordena ese trabajo, conviene distinguir tres elementos: flujo, fase y tarea. Cada uno responde a una pregunta distinta y juntos muestran tanto el proceso como el trabajo pendiente.
Qué significa cada elemento
| Elemento | Para qué sirve | Ejemplo |
|---|---|---|
| Flujo | Agrupa las etapas y tareas de un proceso que el equipo necesita seguir. | Centro de ayuda · Operación de solicitudes |
| Fase | Indica en qué momento del proceso se encuentra una tarea. | Recibida, En revisión, En proceso y Validación final |
| Tarea | Representa una acción específica, con responsable, fecha límite y descripción. | Revisar una solicitud de acceso o preparar una propuesta |
Un flujo no es una tarea grande que se completa de una sola vez. Es la estructura compartida que ayuda al equipo a tratar cada caso con pasos parecidos. Las fases muestran el avance del caso; las tareas explican qué debe hacerse ahora.
Un ejemplo: atender una solicitud interna
Imagina que el equipo recibe una solicitud para habilitar el acceso al portal de proveedores. El flujo Centro de ayuda · Operación de solicitudes reúne el proceso; la tarea Revisar solicitud de acceso al portal de proveedores comienza en Recibida, tiene a Enrique Rios como responsable y una fecha límite. Al revisar la información, el equipo puede moverla a En revisión; cuando alguien realiza el trabajo, a En proceso; y al terminar, a Validación final.
En paralelo, otras tareas —como preparar una propuesta de capacitación o actualizar una guía de incorporación— pueden estar en otras fases del mismo flujo. Así el equipo ve qué casos hay, qué paso sigue y quién les da seguimiento, sin confundir cada solicitud con el proceso completo.
La fase y el estado de la tarea no son lo mismo
La fase responde “¿en qué parte del proceso está?”; la situación de la tarea responde si continúa activa o ya se cerró. Por ejemplo, Validación final puede ser una fase del flujo y la tarea puede seguir activa mientras el equipo comprueba el resultado. Completar una tarea es una acción de cierre, no simplemente cambiarla a la última fase.
Cómo usar este mapa en tu operación
- Define el proceso que necesitas repetir y crea un flujo para agruparlo.
- Ordena sus fases según los momentos reales por los que pasa cada caso.
- Registra cada trabajo específico como una tarea y asigna quién lo atenderá y para cuándo.
- Actualiza la fase cuando el trabajo avance; completa la tarea cuando ya no queden acciones pendientes.